Alles over de werkkostenregeling

De werkkostenregeling is sinds januari 2015 verplicht voor alle werkgevers, toch heerst er nog vaak onduidelijkheid over het feit of een vergoeding / verstrekking belast of onbelast is. Daarbovenop reserveerde het kabinet eind augustus 2018 maar liefst €100 miljoen om de lasten op arbeid voor het mkb te verlagen. Met als belangrijkste gevolg dat werkgevers vanaf 2020 maximaal €2.000 extra onder kunnen brengen in de vrije ruimte zonder dat zij een eindheffing van 80% moeten betalen. Nu de ingang van deze regeling steeds dichterbij komt nemen wij de werkkostenregeling nogmaals met u door.

Wat is de werkkostenregeling

De werkkostenregeling zorgt ervoor dat u als werkgever onbelaste vergoedingen aan uw werknemers kunt geven. Binnen deze fiscale regeling behoort alles wat u aan uw personeel verstrekt of vergoedt tot het loon. Het gaat hierbij dus niet alleen om loon in geld, maar ook om loon in natura. Dankzij de werkkostenregeling worden dus niet al deze vergoedingen of verstrekkingen belast.

Met de invoering van de werkkostenregeling mag u als werkgever maximaal 1,2 procent van de loonsom van al uw werknemers samen besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Dit wordt ook wel de ‘vrije ruimte’ genoemd. Komt het totaal bedrag van uw vergoedingen en verstrekkingen boven deze 1,2 procent uit? Dan betaalt u een eindheffing van 80% over alles wat u daarboven vergoedt heeft.

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen die u dankzij de werkkostenregeling geeft, gaan ten koste van de vrije ruimte. Niet elke vergoeding is hetzelfde en daarom gelden er in sommige gevallen weer speciale regelingen. Zo kunnen vergoedingen gezien worden als;

• Intermediaire kosten;
• Gerichte vrijstellingen;
• Nihil waarderingen.

Later in dit artikel komen bovenstaande soorten vergoedingen uitgebreider aan bod.

Voordelen werkkostenregeling

De werkkostenregeling brengt tal van voordelen met zich mee. Zo hoeft u zich als ondernemer niet te verdiepen in een groot aantal regelingen. Er is dankzij de werkkostenregeling één fiscale regeling voor vergoedingen en verstrekkingen. Verder is het ook niet meer noodzakelijk om al uw uitgaven op te splitsen per werknemer. Dankzij de vrij ruimte kunt u alle vergoedingen en verstrekkingen namelijk overzichtelijk samen brengen.

WKR vrije ruimte

Zoals u inmiddels weet bestaat de vrije ruimte uit het bedrag dat 1,2 procent van de loonsom van al uw medewerkers bedraagt. Met dit bedrag mag u onbelast vergoeden en verstrekken aan uw werknemers. Over alles wat u meer uitgeeft moet u een eindheffing van 80% betalen. Deze eindheffing mag niet op een werknemer verhaald worden.

De werkkostenregeling beperkt de vrije ruimte enigszins. Deze beperking is in het leven geroepen om oneigenlijk gebruik van de werkkostenregeling én de vrije ruimte, te voorkomen. In het handboek voor loonheffingen 2019 is namelijk opgenomen dat een vergoeding of verstrekking niet meer dan 30 procent mag afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Aansluitend gaat de fiscus ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal €2400 per persoon per jaar gebruikelijk is.

Heeft u meerdere ondernemingen die onder één holding vallen? Dan is het verstandig om een verzoek in te dienen om uw ondernemingen gezamenlijk te laten beoordelen. Als dit verzoek wordt goedgekeurd deelt u de vrije ruimte als het ware tussen uw ondernemingen. Zo maakt u het mogelijk om te schuiven binnen uw holding.

Zoals u in het begin van dit artikel heeft kunnen lezen wordt de werkkostenregeling vanaf 2020 aangepast. De belangrijkste wijziging is de verhoging van de vrije ruimte. Het is vanaf 2020 namelijk mogelijk om maximaal €2.000 extra te vergoeden of verstrekken zonder belasting te betalen. Wilt u meer weten over deze lastenverlichting en de verruiming van de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling? Lees hier dan gerust verder.

Vrijstellingen werkkostenregeling

Binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling zijn bepaalde vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld. Deze gerichte vrijstellingen kunt u dus onbelast vergoeden zónder dat deze van uw vrije ruimte afgaan. Enkele voorbeelden van vergoedingen met een gerichte vrijstelling zijn:

• Een abonnement voor het openbaar vervoer;
• Reiskosten tot en met €0,19 per kilometer;
• Verhuiskosten vanwege het werk;
• Maaltijden bij overwerken;
• Zakelijke overnachtingen;
• Cursussen en opleidingen;
• Laptops.

Vanaf 2020 valt ook het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling.

Intermediaire kosten werkkostenregeling

Ook de intermediaire kosten zijn vrijgesteld van de vrije ruimte. Bij intermediaire kosten moet u denken aan allerlei soorten kosten die de werknemer maakt voor de werkgever. Zo komt het bijvoorbeeld weleens voor dat een van uw werknemers een zakelijke lunch voorschiet. De werknemer declareert de rekening vervolgens. Hierover hoeft u dus geen belasting te betalen én het gaat ook niet ten kosten van de vrije ruimte.

Let op: Als de werknemer iets voorschiet wat vervolgens aan hemzelf ter beschikking wordt gesteld, geldt dit als loon en gaat deze regel dus niet op.

Nihilwaardering werkkostenregeling

Tot slot zijn er ook bepaalde voorzieningen op de werkplek die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Deze krijgen een zogeheten nihilwaardering. Hierbij moet u denken aan:

• Werkkleding;
• Koffie en thee op de werkplek;
• Een fitnessruimte op de werkplek;
• Inrichting van de werkplek;
• Apparatuur;
• Huisvesting;
• Arbovoorziening.

Brouwers helpt u graag

Wilt u meer inzicht in de verschillende vergoedingen en verstrekkingen binnen uw organisatie? En heeft u eigenlijk geen idee of deze binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) passen? Vraag dan eenvoudig een WKR scan aan. Onze adviseurs voorzien u graag van een duidelijk en overzichtelijk advies over hoe u deze regeling in uw organisatie vorm kunt geven. Denk bijvoorbeeld aan uw financiële administratie en de huidige arbeidsvoorwaarden van uw personeel.

De werkkostenregeling is een complexe regeling, om die reden is het vaak lastig te bepalen wat binnen en buiten de vrije ruimte valt. Onze salarisspecialisten staan daarom klaar om u hierbij te helpen. Voor vragen of meer informatie kunt u geheel vrijblijvend contact opnemen via het onderstaande formulier.