Bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht is waarschijnlijk niet de eerste regeling waar u als ondernemer aan denkt. Toch geldt er al jaren een wettelijke bewaarplicht van zeven tot tien jaar voor bedrijven en zelfstandigen. In dit artikel nemen wij de wettelijke bewaarplicht van uw administratie nogmaals met u door zodat u weer volledig op de hoogte bent.

Wat is de bewaarplicht?

De bewaarplicht verplicht u als ondernemer de belastingdienst de mogelijkheid te geven om uw administratie tot zeven jaar terug te controleren. Ook al acht u de kans dat er een inspecteur van de belastingdienst voor uw deur staat niet zo groot, u doet er toch verstandig aan om de bewaarplicht na te leven. Een administratie die goed is ingericht helpt u namelijk niet alleen te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. U zorgt op die manier ook voor een betrouwbare basis van cijfers waar u uw onderneming op kunt sturen.

Welke gegevens vallen onder de bewaarplicht?

Dat u als ondernemer verplicht bent om de wettelijke bewaarplicht na te leven moge duidelijk zijn. Maar welke gegevens moet u bewaren om ook daadwerkelijk aan de bewaarplicht te voldoen? Gelukkig is de belastingdienst daar heel duidelijk over.

De belastingdienst geeft namelijk aan dat het haar streven is om de ondernemers zo min mogelijk administratieve lasten te bezorgen. Daarom gelden er in sommige gevallen kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren hangt dan ook volledig af van het soort gegevens dat u in uw administratie verwerkt. De termijn van uw bewaarplicht kan dus verschillen van andere ondernemers.

Over het algemeen geldt dat u de basisgegevens van uw administratie 7 jaar dient te bewaren terwijl u gegevens over onroerende zaken en elektronische diensten 10 jaar moet bewaren om aan de wettelijke bewaarplicht te voldoen.

De basisgegevens die u 7 jaar moet bewaren om aan de bewaarplicht te voldoen:

• Grootboek;
• Debiteurenadministratie;
• Crediteurenadministratie;
• Voorraadadministratie;
• In- en verkoopadministratie;
• Loonadministratie.

De gegevens die u 10 jaar moet bewaren om aan de bewaarplicht te voldoen;

• Gegevens over onroerende zaken;
• Rechten op onroerende zaken;
• Elektronische diensten;
• Telecommunicatiediensten;
• Radio- en televisieomroepdiensten.

Hoe moet u de gegevens bewaren volgens de bewaarplicht?

Een van de belangrijkste onderdelen van de wettelijke bewaarplicht is de manier waarop u de gegevens bewaart . Dit kan natuurlijk op veel verschillende manieren. Om die reden heeft de belastingdienst de volgende regels aan de wettelijke bewaarplicht toegekend:

• U bewaart de gegevens in de originele staat ongeacht of dit digitaal of op papier is.
• Als u een kleine administratie heeft, mag u computerbestanden afdrukken, digitaal verwijderen en op papier bewaren.
• Digitale gegevens en hun programma’s en bestanden moeten te gebruiken zijn tijdens een controle.
• U mag nooit alleen maar afgedrukte bestanden bewaren.

Uitzonderingen op de bewaarplicht

Naast dat u sommige gegevens uit uw administratie tien jaar moet bewaren, gelden er nog een aantal uitzonderingen op de wettelijke bewaarplicht.

Zo is het mogelijk om in overleg met de belastingdienst afspraken te maken over kortere bewaartermijnen. Dit geldt niet voor de basisgegevens, deze moet u hoe dan ook zeven jaar bewaren. Maar voor alle overige gegevens kunt u een kortere bewaartermijn afspreken.

Als u in overleg met de belastingdienst een kortere bewaartermijn afspreekt geldt dit ook alleen voor de belastingdienst. De gemaakte afspraken gelden dus niet voor de andere overheidsinstellingen en u kunt dus nog steeds te maken krijgen met bewaartermijnen van zeven jaar of meer.

Naast afspraken over de bewaartermijn kunt u ook afspraken maken over de vorm waarin u de gegevens bewaart en het detailniveau waarop u bepaalde gegevens zoals dagstaten moet bewaren.

Bewaarplicht voor particulieren

Voor particulieren is er geen wettelijk bepaalde bewaarplicht. Toch doet u er als particulier verstandig aan om uw administratieve gegevens zoals bankafschriften en loonstroken te bewaren. De belastingdienst mag namelijk tot vijf jaar terug belastingen navorderen. Door uw persoonlijke administratie minimaal vijf jaar te bewaren heeft u altijd nog de originele bewijsstukken als u het bijvoorbeeld niet eens bent met de navordering van de Belastingdienst.

Brouwers helpt u graag bij het naleven van de bewaarplicht

Wilt u meer weten over de wettelijke bewaarplicht of heeft u vragen? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs via het onderstaande contactformulier. Zij voorzien u graag van een duidelijk en overzichtelijk advies over hoe u volledig aan de wettelijke bewaarplicht kunt voldoen.