De Jaarafsluiting, hoe zat het ook alweer?

De jaarafsluiting, een belangrijke term in boekhoudland. Nu 2019 op zijn einde loopt en 2020 alweer om de hoek staat, betekent dat ook dat deze binnenkort weer correct en volledig nauwkeurig moet zijn. In dit artikel frissen we uw kennis van de jaarafsluiting dan ook graag nog eens op. Zo bent u er klaar voor om het boekjaar op de juiste manier af te sluiten.

Wat is een jaarafsluiting?

Met de jaarafsluiting worden alle kengetallen op traditionele wijze gecontroleerd en waar nodig gecorrigeerd. Zo sluit u het lopende jaar af en begint u met een schone lei aan het nieuwe jaar. De winst en het verlies van uw onderneming worden als het ware weer op nul gezet.

Dankzij de jaarafsluiting kunt u altijd terug zoeken welke resultaten uw onderneming door de jaren heen heeft behaald. U kunt bijvoorbeeld precies zien wat de omzet was in 2015 en hoeveel kosten u heeft gemaakt in 2013.

Bij BV’s komen de gegevens uit uw jaarafsluiting uiteindelijk ook op de jaarrekening te staan. Ondanks dat zzp’ers en vennootschappen onder firma’s niet verplicht zijn om een jaarrekening op te stellen, doet u er ook in dit geval goed aan om een jaarafsluiting uit te voeren. De Belastingdienst zal de gegevens die op de jaarrekening staan namelijk wel bij u opvragen. Zo vormt de jaarafsluiting dus een perfecte voorbereiding op de verantwoording van uw afgelopen jaar op de jaarrekening en bij de Belastingdienst.

De jaarafsluiting maakt u overigens altijd wanneer het betreffende boekjaar is afgerond. Zo kan er niet meer in dit boekjaar worden geboekt. Het resultaat van het geselecteerde jaar wordt vervolgens verplaatst naar de kapitaalrekening.

Wat wordt er gecontroleerd bij de jaarafsluiting?

Vaak moet u voor de uiteindelijke jaarafsluiting handmatig allerlei boekingen maken om uw gegevens compleet te maken. Het is daarom verstandig om op tijd te beginnen met het verzamelen van de benodigde gegevens en documenten. Vaak doen ondernemers dit tegelijkertijd, maar dat is natuurlijk niet efficiënt. Eerst verzamelen en dan pas invullen dus!

Ten eerste is het belangrijk dat u controleert of alle verkoopfacturen van het afgelopen boekjaar ook daadwerkelijk de factuurdatum van dat jaar hebben. Facturen die u in het volgende jaar betaalt, maar wel in het afgelopen boekjaar verstuurd zijn, tellen namelijk mee met de omzet van het afgelopen boekjaar.

Daarnaast doet u er goed aan om ook de inkoopfacturen te verwerken. Ook de inkoopfacturen tellen namelijk mee voor het boekjaar van de factuurdatum en niet zozeer de betaaldatum.

Tip: de jaarafsluiting geeft u de mogelijkheid om te controleren of alle facturen aan de juiste categorieën en grootboekrekeningen gekoppeld zijn.

Tot slot checkt u of uw bank- en kassaldo’s kloppen. Het komt geregeld voor dat er verschillen ontstaan tussen de werkelijke saldo’s en de saldo’s die u in uw administratie bijhoudt. Mochten er fouten gevonden worden moet u deze opsporen om de boekhouding vervolgens weer volledig sluitend te maken.

Wat moet er verrekend worden?

Naast bovenstaande handelingen moet u bij het uitvoeren van een jaarafsluiting ook rekening houden met onderstaande zaken:

• U dient de winst- en verliesrekening leeg te maken en te verrekenen met het eigen vermogen van de onderneming. Vanaf de eerste maand van het nieuwe boekjaar kunt u met een schone lei weer facturen en kosten gaan boeken.
• U dient ook eventuele privéopnamen en stortingen te verrekenen met het eigen vermogen.
• Ook het resultaat uit deelnemingen dient verrekend te worden met het eigen vermogen.
• Dividend uitkeringen dienen ook verrekend te worden met het eigen vermogen.
• Tot slot dient ook de dividendbelasting verrekend te worden met het eigen vermogen.

Bij veel boekhoudpakketten is de aangeleverde jaarafsluiting direct definitief. U kunt in dit geval dus geen wijzigingen meer aanbrengen. Bij andere pakketten is het wel mogelijk om correcties te maken en/of meerdere boekjaren tegelijk te bewerken. Dit heeft beide zijn voor- en nadelen. Wij raden u daarom aan pas met een nieuw boekjaar te beginnen wanneer u zeker weet dat alles van het vorige boekjaar correct verwerkt is tijdens de jaarafsluiting.

Tips voor het uitvoeren van de jaarafsluiting

Het opstellen van een jaarafsluiting bezorgt u soms meer hoofdpijn dan wenselijk is. Daarom hebben wij hieronder een aantal handige tips voor u op een rijtje gezet:

1. Maak een heldere planning samen met uw adviseur. Leg concrete afspraken over de jaarrekening, de aangifte, de concept cijfers en de jaarafsluiting vast.
2. Stem samen met een adviseur af wat u wel en niet op dient te leveren.
3. Maak een duidelijk overzicht van uw omzet.
4. Voer een grondige controle uit op de openstaande debiteuren en crediteuren.
5. Begrijp waar uw adviseur mee bezig is en voer verder zelf de boekhouding van uw onderneming uit, waaronder de jaarafsluiting.

Vragen of interesse in begeleiding bij het uitvoeren van uw jaarafsluiting?

Heeft u vragen of wilt u meer weten over het uitvoeren van een jaarafsluiting? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs via het onderstaande contactformulier. Zij voorzien u graag van een duidelijk en overzichtelijk advies op maat. U kunt ons ook direct een mail sturen met uw vraag. Richt deze aan: info@brouwers.nl.

Stel uw vraag