Spookfacturen, alles wat u er over moet weten

Spookfacturen zijn facturen die verstuurd worden door oplichters. Op de factuur worden kosten in rekening gebracht voor nooit geleverde diensten of goederen. De oplichter hoopt uiteraard dat deze in de drukte van een administratie voldaan worden. Kortom, een spookfactuur is een gevaarlijk middel wat ingezet kan worden om uw naamsbekendheid te schaden. Andersom moet u hier natuurlijk niet intrappen wanneer u een spookfactuur toegestuurd krijgt. In dit artikel vertellen we u daarom precies wat spookfacturen zijn en hoe u een dergelijke factuur kunt herkennen.

Wat is een spookfactuur?

Spookfacturen zijn dus facturen waar geen prestatie tegenover staat. Oplichters hopen uiteraard dat de ontvanger van een spookfactuur door onoplettendheid de factuur toch voldoet. Oplichters worden ook steeds slimmer dus het is mogelijk dat u bijvoorbeeld een factuur ontvangt van een product dat u vaak bestelt. Echter is dan de leverancier anders dan de leverancier die het product normaal gesproken levert. Wanneer u een spookfactuur betaalt bent u uw geld dus kwijt en ontvangt u het product of de dienst dus nooit.

Een spookfactuur ontvangt u vaak in een van de onderstaande twee vormen:

• Aanbiedingen die qua lay-out lijken op een originele factuur.
  • De kleine lettertjes verraden dat het om een aanbieding gaat. In dit geval hoeft u dus niets te betalen. Ook hoeft u geen verdere maatregelen te nemen. U kunt de spookfactuur direct in de prullenbak gooien.
• Echte facturen zonder een tegenprestatie.
  • U ontvangt deze facturen zonder dat u opdracht hebt gegeven tot de levering van bepaalde goederen of diensten. Het kan natuurlijk zo zijn dat er sprake is van een administratieve vergissing van een echte leverancier. Zo niet, dan is er sprake van kwade opzet.

U doet er uiteraard verstandig aan om in beide gevallen bij de afzender te vragen waarom u de factuur heeft ontvangen. Zonder een bewijs van uw opdracht kan men u namelijk nooit verplichten om iets te betalen.

Spookfacturen herkennen

Spookfacturen zijn steeds lastiger te onderscheiden van echte facturen. Hoe weet u dan wanneer u een spookfactuur ontvangt? Wellicht geeft uw onderbuikgevoel u al een hint, maar door extra goed op de onderstaande onderdelen te letten kunt u iedere factuur op de juiste manier beoordelen. Zo plukt u de spookfacturen er voortaan zo tussenuit!

• Controleer de afzender van de factuur
  • Ga bij uzelf na of u de afgelopen tijd wat hebt besteld bij de afzender van deze factuur.
  • Zoek de afzender van de factuur bijvoorbeeld ook op in het handelsregister of op internet.
  • Twijfelt u aan de echtheid van een factuur? Neem dan altijd contact op met de afzender.
• Controleer het order- en/of factuurnummer van de factuur
  • Controleer ook of u in uw administratie een inkooporder of orderbevestiging vindt die past bij de factuur.
• Controleer vanaf welk e-mailadres de factuur is verzonden.
  • Oplichters gebruiken vaak e-mailadressen die erg lijken op het origineel. De verschillen zijn vaak erg klein, let hier daarom extra goed op.
• Controleer aan wie deze factuur gericht is.
  • Bij spookfacturen wordt vaak een algemene aanhef gebruikt en is de factuur niet aan u persoonlijk gericht.
• Op een spookfactuur staat vaak een relatief klein bedrag vermeld.
  • Oplichters gaan er namelijk vanuit dat u facturen met kleine bedragen niet uitvoerig genoeg controleert om te zien dat het geen echte factuur is.
• Controleer het bankrekeningnummer op de factuur.
  • Komt dit bankrekeningnummer niet voor in uw administratie? Dan is de kans groot dat het om een spookfactuur gaat.
  • Wees met name alert op buitenlandse bankrekeningen. Oplichters maken hier namelijk vaak gebruik van.

Spookfacturen herkent u verder vaak aan de kleine lettertjes. Er staat namelijk vaak iets in de vorm van: ‘Dit is een aanbieding, geen factuur’. Ook komt u vaak het woord offerte tegen op een spookfactuur.

Spookfacturen melden

Vraagt u zich af of het versturen van spookfacturen strafbaar is? Nou en of! Dit valt namelijk onder het misschien wat beter bekende ‘acquisitiefraude’. Dit is dus strafbaar. Zodra u in de gaten heeft dat u een spookfactuur ontvangt doet u er dus verstandig aan om hier direct melding van te maken bij de Fraudehelpdesk. Het is in dit geval ook mogelijk om aangifte te doen bij de politie.

Vragen of interesse in persoonlijke begeleiding?

Heeft u vragen of ontvangt u graag een vrijblijvend advies over het omgaan met spookfacturen? Neem dan gerust contact op met een van onze adviseurs via het onderstaande contactformulier. Zij voorzien u graag van een duidelijk en overzichtelijk advies op maat. U kunt ons ook direct een mail sturen met uw vraag. Richt deze aan: info@brouwers.nl.