Voorkom problemen met de fiscus: houd je aan de renseigneringsverplichting voor de inkomstenbelasting

Wellicht heeft u weleens gehoord van het formulier IB-47. Met dit formulier gaf een vereniging of stichting de betaalde gelden aan bijvoorbeeld vrijwilligers of derden door aan de belastingdienst. Door het ontbreken van de mogelijkheid om hierbij het BSN-nummer op te nemen is de wetgeving aangepast. Dit is dusdanig aangepast dat alle organisatie dit nu proactief aan moeten leveren aan de belastingdienst. Dit voor het eerst over het kalenderjaar 2022 en wel voor 31 januari 2023. Dit heet de renseigneringsverplichting.

Krachtens het besluit van 7 juli 2021 heeft de Belastingdienst (bepaalde) administratieplichtigen aangewezen om gegevens en inlichtingen bij de Belastingdienst pro actief aan te leveren voor het correct uitvoeren van de aanslagregeling en de vooraf ingevulde aangifte (VIA).[1] Deze uitbreiding van de gegevensverstrekking aan de Belastingdienst ziet op een verplichting voor een periodieke renseignering van gegevens en inlichtingen uit het zogenoemde formulier IB-47, onder vermelding van het Burgerservicenummer (BSN). [2] Met het formulier IB-47 vroeg de Belastingdienst informatie op over uitbetalingen voor werkzaamheden en diensten die in de inkomstenbelasting doorgaans zullen behoren tot het belastbare resultaat uit overige werkzaamheden.[3] Tot april 2018 werd hierbij het BSN gevraagd. Met de nieuwe renseigneringsverplichting dient de administratieplichtige uit eigen beweging het BSN te vermelden van degenen op wie de gegevens en inlichtingen betrekking hebben.

Bovenstaande houdt kortgezegd in dat uw administratie als werkgever zijnde opnieuw ingericht moet worden. Onze ervaring is dat dit nog niet overal in de praktijk wordt doorgevoerd en toegepast. In dit artikel bespreken we alle relevante zaken rondom de renseigneringsverplichting.

Voor wie geldt de renseigneringsverplichting?

De nieuwe renseigneringsverplichting geldt voor twee groepen administratieplichtigen. Allereerst betreft dit inhoudingsplichtigen in de zin van de Wet op de loonbelasting 1964 die betalingen doen aan een natuurlijk persoon voor werkzaamheden en diensten die zijn verricht voor de inhoudingsplichtige zelf of een met de inhoudingsplichtige verbonden vennootschap, oftewel: de werkgever met een loonheffingennummer en die aangifte loonheffingen moet doen. Daarnaast betreft dit zogenoemde collectieve beheersorganisaties (cbo’s). Dit zijn organisaties die namens een groep van rechthebbenden optreden om zonder winstoogmerk vergoedingen voor een auteursrecht of naburig recht te innen en onder die rechthebbende te verdelen.  In dit artikel gaan we enkel in op de administratieplichtige werkgever.

Voor de werkgevers zijn de verplichtingen in het kader van gegevensverwerking bekend en is de administratie (in de meeste gevallen) hierop reeds ingericht. Werkgevers zijn immers al wettelijk verplicht om persoonsgegevens van werknemers, waaronder het BSN, te verwerken. Van deze groep mag volgens de Wetgever redelijkerwijs worden verwacht dat zij zorgvuldig met de persoonsgegevens in de administratie omgaat en op korte termijn aan de betreffende renseigneringsverplichting kan voldoen.

Welke betalingen moeten worden aangegeven?

De verplichting om gegevens te verstrekken aan de Belastingdienst is met inachtneming van de uitvoerbaarheid voor werkgevers beperkt tot objectief te onderscheiden gegevens over betalingen die naar verwachting tot belastbare inkomsten leiden die doorgaans tot het belastbare resultaat uit overige werkzaamheden behoren. Het gaat aldus om de gevallen waarin de uitbetaalde bedragen gericht zijn aan een natuurlijke persoon of rechthebbende die voldoet aan:

• Deze persoon is niet bij u in dienstbetrekking.
• Deze persoon factureert niet, of stuurt een factuur zonder BTW.

Hierbij kan gedacht worden aan betaling aan sprekers, auteurs, deelnemers aan medische proeven, particulieren voor schoonmaak, onderhoud, verbouwing en overige klusjes. Vanaf 1 januari 2023 bent u als werkgever verplicht om gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aan te leveren bij de fiscus. Dit dient op eigen initiatief gedaan te worden. Betalingen die niet aangeleverd hoeven te worden bij de Belastingdienst zijn als volgt:

• Betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen. Zie ook de vrijwilligersregeling van de Belastingdienst.
• Betalingen aan (buitenlandse) artiesten, beroepssporters en leden en werknemers van een (buitenlands) gezelschap voor werkzaamheden waarover zij geen belasting hoeven te betalen in Nederland.
• Betalingen aan erfgenamen van makers van teksten, wetenschappelijk werk, kunst of foto’s (auteursrechten).
• Betalingen aan erfgenamen van uitvoerders van kunstuitingen, zoals muzikanten en acteurs (naburig recht).

De nieuwe renseigneringsverplichting lijkt op grond van bovenstaande breder dan de uitvraag van uitbetaalde bedragen middels IB-47. Uitbetalingen in 2022 konden door de werkgever vóór 1 februari 2023 nog aangeleverd worden bij de Belastingdienst. Daarbij was het mogelijk om uitstel te vragen hiervoor.  Vanaf 2023 kan de aanlevering tot uiterlijk 1 februari van het jaar na het jaar waarin de bedragen zijn uitbetaald gemeld worden bij de Belastingdienst.

Welke gegevens moeten aangeleverd worden bij de Belastingdienst?

Indien de werkgever betalingen doet aan natuurlijke personen of rechthebbende, die niet uitgezonderd zijn in de regeling, dient er na afloop van elk kalenderjaar de onderstaande gegevens bij de Belastingdienst aangeleverd te worden:

• Het bedrag dat is uitbetaald.
• De datum waarop het is uitbetaald.
• Gegevens van de persoon aan wie is uitbetaald:
  • Burgerservicenummer (BSN)
  • Naam
  • Adres
  • Geboortedatum

Dit vergt een aanpassing van de administratieve processen binnen de organisatie, rekening houdend met het van toepassing zijnde BTW-tarief. Het is goed om de derde actief te informeren dat de u als werkgever een melding dient te maken over een betreffende betaling.

De gegevens kunnen op verschillende manieren worden aangeleverd aan de Belastingdienst:

[1] Besluit van 7 juli 2021 tot wijziging van het Uitvoeringsbesluit inkomstenbelasting 2001, Staatsblad 2021, 358.

[2] IB-47 is het oude formulier van de Belastingdienst voor uitbetaalde betalingen aan derden.

[3] Onder een overige werkzaamheid wordt verstaan het verrichten van enige vorm van arbeid in het economische verkeer, die is gericht op het behalen van een geldelijk voordeel en niet tot winst uit onderneming of loon uit dienstbetrekking.