Adviseren van administratieve organisatie en interne controle maatregelen

Adviseren van administratieve organisatie en interne controle maatregelen

Een administratieve organisatie is een belangrijk document dat betrekking heeft op het dagelijks functioneren van een onderneming. Daarnaast heeft het document betrekking op de informatie die hieruit voortkomt en het geheel aan maatregelen die genomen kunnen worden om het functioneren en de informatievoorziening naar wens te laten verlopen. Er wordt dan ook veel waarde gehecht aan de interne controle maatregelen die hieraan verbonden zijn. U leest er in dit artikel alles over.

Wat is een administratieve organisatie?

Een administratieve organisatie (AO) (ook wel bestuurlijke informatieverzorging genoemd) is een beschrijving van bevoegdheden, regels en procedures die zijn vastgelegd om het administratieve proces te kaderen. De belangrijkste doelstelling van een AO is dat de gewenste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Een administratieve organisatie vormt dan ook de basis voor bestuursleden en directie om een organisatie op de juiste manier te beheren en in goede banen te leiden. Daarnaast vormt een AO de basis voor de af te leggen verantwoordelijkheden.

Waarom een AO een levend document is

Het is belangrijk om een AO als levend document te beschouwen. Dit is immers van groot belang bij een eventuele bedrijfsgroei. Een groeiende organisatie of het doorvoeren van veranderingen binnen een organisatie brengen immers vaak ook veranderingen binnen de  bedrijfsprocessen teweeg. Wanneer u te lang blijft vasthouden aan uw huidige werkwijze, bestaat de kans dat u bedrijfsmatige risico’s loopt op onder andere administratief- en financieel gebied. Een betrouwbare administratieve organisatie is een belangrijk instrument om op de juiste wijze financiële verantwoording  te kunnen afleggen en een goedgekeurde accountsverklaring te krijgen.

Administratieve organisaties bestaan uit de onderstaande elementen:

• Het beschrijven van processen
• Het vastleggen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• Kwaliteitstoetsing en kwaliteitsverbetering
• Het vastleggen van risico’s en het proces van interne controle
• Het formuleren van managementrapportages rondom protocollen

Wat zijn interne controle maatregelen?

De bovenstaande elementen van een administratieve organisatie zijn onlosmakelijk verbonden met de controle hierop. Deze controle wordt ook wel een interne controle (AO/IC) of audit genoemd. De audit is een zeer effectieve wijze om na te gaan of een organisatie op de meest effectieve manier inspeelt op veranderingen en/of bedrijfsgroei. Deze controle wordt door of namens de dagelijkse leiding van een organisatie uitgevoerd en heeft betrekking op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de onderneming te kunnen besturen. Als de dagelijkse leiding van een organisatie ervoor kiest om zelf de interne controle uit te voeren, is er sprake van zelfcontrole. Op het moment dat er gekozen wordt om deze controle uit te besteden, is er sprake van een externe controle. Mocht u interesse hebben in zo’n externe controle kunt u gebruik maken van de ervaring en expertise  van Brouwers op dit gebied. Wij kunnen de audit voor u uitvoeren.

Stappenplan bij de uitvoer van een audit

1. Vaststelling van de geformuleerde normen
2. Het waarnemen van de werkelijk uitgevoerde processen
3. Toetsing van de werkelijkheid aan de normen om afwijkingen vast te leggen
4. Analyse van de afwijkingen om de oorzaken hiervan te kunnen formuleren
5. Rapportage van de te nemen maatregelen en aanbevelingen

Hulp bij administratieve processen

Heeft u behoefte aan hulp bij administratieve processen of in persoonlijk advies hierin? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met de accountants van Brouwers. Bel ons gerust op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan: info@brouwers.nl. U kunt ook het onderstaande contactformulier invullen. Wij reageren dan zo snel mogelijk op uw bericht.