Administratie automatiseren

De term “administratie automatiseren” wordt veel gebruikt in de zakenwereld, maar wat betekent het eigenlijk? In zijn eenvoudigste vorm verwijst administratie automatiseren naar het proces van automatiseren van administratieve taken. Dit kan gebeuren met verschillende software toepassingen of door specifieke processen en procedures in een organisatie in te voeren. In dit artikel vertellen we u er graag meer over.

De voordelen van administratie automatiseren

Het moderne zakenlandschap is een zeer concurrerend landschap. Om te slagen moeten bedrijven zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen werken. Een van de belangrijkste manieren waarop bedrijven dit kunnen bereiken is door hun administratieve taken te automatiseren.

1.        Administratie automatiseren – kosten besparen en meer efficiëntie

Er zijn een aantal voordelen verbonden aan het automatiseren van administratieve taken. Het meest voor de hand liggende voordeel is misschien wel dat het de onderneming tijd en geld kan besparen. In plaats van iemand handmatig taken te laten uitvoeren zoals gegevens invoeren of rapporten maken, kan automatisering deze dingen snel en doeltreffend voor zijn rekening nemen. Zo komt er tijd vrij voor werknemers om zich op belangrijkere taken te concentreren, of gewoon van een welverdiende pauze te genieten!

Behalve tijdbesparing kan het automatiseren van administratieve taken ook de nauwkeurigheid en efficiëntie helpen verbeteren. Wanneer ze handmatig worden uitgevoerd, is er altijd kans op menselijke fouten. Maar door automatisering kunnen bedrijven er zeker van zijn dat hun administratieve processen nauwkeurig en effectief worden uitgevoerd. Dit draagt bij tot een soepeler verloop van de hele operatie en vermindert de kans op fouten verderop in het proces.

2.         Gemakkelijker opschalen

Een ander voordeel van het automatiseren van administratieve taken is dat het bedrijven in staat stelt gemakkelijker op te schalen. Als bedrijven groeien, merken ze vaak dat ze meer personeel moeten aannemen om de toename van het werk aan te kunnen. Maar als bepaalde taken geautomatiseerd worden, kan deze extra werklast beheerd worden zonder dat er meer mensen aan het team toegevoegd hoeven te worden. Dit kan bedrijven op lange termijn veel geld besparen – geld dat elders in het bedrijf opnieuw geïnvesteerd kan worden.

3.         Meer controle

Tenslotte geeft het automatiseren van administratieve taken bedrijven meer controle over hun activiteiten. Door specifieke processen in te stellen en ze van nabij te kunnen volgen, kunnen bedrijven nagaan op welke gebieden verbeteringen mogelijk zijn. Dit soort analyse zou niet mogelijk zijn als alles met de hand werd gedaan, want dit zou simpelweg te lang duren. Automatisering verschaft bedrijven waardevolle inzichten die ze kunnen gebruiken om verbeteringen aan te brengen en nog efficiënter te worden.

Welke administratie werkzaamheden kunnen geautomatiseerd worden?

Het lijdt geen twijfel dat technologie een grote invloed heeft gehad op de zakenwereld, en nergens is dat duidelijker dan op het gebied van administratie. Technologie heeft de manier waarop we communiceren, samenwerken en informatie delen veranderd, waardoor het gemakkelijker en sneller is geworden om werk gedaan te krijgen.

Samen met deze voordelen komen echter ook enkele uitdagingen – namelijk de noodzaak om bij te blijven met de nieuwste hulpmiddelen en trends. Dit kan een full-time baan op zich zijn! Gelukkig zijn er veel manieren waarop u technologie kunt gebruiken om uw administratieve taken te automatiseren, zodat uw tijd vrijkomt om u op andere dingen te concentreren. Hier zijn maar een paar voorbeelden:

• Gebruik een online product management tool zoals Trello of Asana om taken voor uzelf of uw team te maken en bij te houden. Deze hulpmiddelen maken het gemakkelijk om te zien wat er gedaan moet worden en wie aan wat werkt, zodat u dubbel werk kunt vermijden.
• Plan regelmatige check-ins met uw team met een hulpmiddel als Calendly of Doodle. Zo voorkomt u dat u op het laatste moment nog moet zoeken naar een tijd die iedereen schikt – kies gewoon wat data en tijden die u schikken, stuur de uitnodiging rond en laat uw werknemers kiezen wanneer ze willen afspreken.
• Automatiseer uw onkostendeclaratie met een hulpmiddel als Concur of Expensify. Dit bespaart u uren door bonnetjes te spitten en u proberen te herinneren waar u weken geleden geld aan hebt uitgegeven! Maak gewoon een foto van uw bonnetjes en upload deze in de app; die doet de rest.
• Houd belangrijke data en deadlines bij met een gedeelde kalender zoals Google Calendar of Outlook Calendar. Zo weet iedereen wat er komen gaat en kan hij zijn tijd daarop inplannen. U kunt zelfs herinneringen voor uzelf instellen, zodat u niets belangrijks vergeet!

Meer weten over administratie automatiseren?

Wilt u meer weten over hoe de administratie te automatiseren? Neem gerust contact met ons op. Wij vertellen u er graag meer over!