Managementrapportages

Managementrapportages laten opstellen

Het opstellen van een goede managementrapportage zorgt voor het benodigde inzicht in de bedrijfsresultaten. Door middel van zo’n managementverslag worden de belangrijkste resultaten en de meest actuele bedrijfsinformatie in één oogopslag inzichtelijk gemaakt. Dit soort rapporten moeten dan ook betrouwbaar, compleet, actueel en analyseerbaar zijn. Het is hierbij goed om te realiseren dat ieder bedrijf een specifieke behoefte aan managementinformatie heeft. Om in deze specifieke informatiebehoeftes te voorzien, kan de directie van een bedrijf ervoor kiezen om managementrapportages te laten opstellen aan de hand van een op maat gemaakt model. U leest in dit artikel alles over het laten opstellen van dit soort op maat gemaakte managementverslagen.

Wat is een managementrapportage?

Een managementrapportage is een document dat inzicht geeft in de actuele bedrijfsresultaten. Dit document wordt ook wel een managementverslag genoemd omdat dit document vaak voorafgaand aan een directievergadering wordt verspreid. Het document is samengesteld met als doel om de bestuurders te voorzien van alle benodigde bedrijfsinformatie. Managementrapportages worden dan ook gezien als belangrijke bijlage op de agenda en de notulen van een directievergadering. In veel gevallen vormt de inhoud van een management verslag dan ook de belangrijke basis voor de vergaderpunten.

De directie/ bestuursleden van een bedrijf bepalen de inhoud van een managementrapportage. Op basis van deze inbreng wordt vaak gekozen voor een vaste opzet. Het is hierbij van belang dat de directieleden alle informatie op een eenvoudige wijze kunnen overzien. Een managementrapportage is dan in de meeste gevallen een puur cijfermatige informatievoorziening zonder dat er uitgebreide verklaringen worden geformuleerd. Er kan uiteraard wel gekozen worden om desgewenst bijlagen met gedetailleerdere informatie aan het rapport toe te voegen maar deze bijlagen worden ook vaak op een relatief korte- en bondige manier opgesteld. De informatie die wordt weergegeven in de managementrapportage wordt verstrekt door verschillende commissies en/of afdelingen. Het verslag bevat over het algemeen informatie over de financiële resultaten van het bedrijf, prognoses en het functioneren van het management. Daarnaast kan er gekozen worden om een managementrapportage op te laten stellen om in een specifieke doelstelling te voorzien.

Doelstelling van managementverslagen

De belangrijkste doelstelling van managementverslagen is het eenvoudiger maken en het bespoedigen van een eventuele besluitvorming van de directie. De bedrijfsresultaten en prognoses vormen uiteraard een belangrijke basis hiervoor. Een goede managementrapportage geeft dus het antwoord op de vragen die bij de bestuurders opkomen bij het doorlezen van het vergaderdossier en voorziet dus in de behoefte aan zoveel mogelijk efficiëntie gedurende een besluitvormingsproces. Het doel van het verslag is dus bepalend voor de inhoud. Een situatieschets zal dus op een volledig andere manier geformuleerd worden als een managementrapportage dat wordt opgesteld met als doel om af te wegen of er een specifieke investering wordt gedaan of er een bepaalde strategie moet worden gevolgd.

Een goed opgesteld managementverslag biedt inzicht op basis van informatie

Een van de primaire doelstellingen om managementrapportages te laten opstellen, is dat dit document de nodige inzichten biedt. Dit gebeurt echter op indirecte wijze. Hierbij moet gerealiseerd worden dat het bieden van inzicht niet hetzelfde is als informatievoorziening. De cijfers die in het management verslag staan, dienen immers voor de informatievoorziening. Op basis van alle informatie ontstaat er een besluitvormingsproces en is er sprake van inzicht in de huidige status van de onderneming. Dit benadrukt dat er voldoende aandacht moet worden gegeven aan het opstellen van een goede managementrapportage. Het verzamelen van actuele financiële gegevens vormt hierin niet de meest lastige opgave. Het is echter van belang dat er een managementrapportage wordt gemaakt dat inzichten verschaft. Dit laatste punt wordt in de praktijk als lastiger ervaren. Het opstellen van managementrapportages is dan ook specialistisch werk.

Eisen bij het opstellen van managementrapportages

Hoewel het opstellen van managementverslagen maatwerk is en iedere organisatie volledig zelf keuzes kan maken met betrekking tot de inhoudelijke invulling hiervan, is er wel degelijk sprake van een aantal eisen bij het opstellen van managementrapportage. Hierbij kan gedacht worden aan eisen met betrekking tot een duidelijke structuur aan het verslag (in vorm van het gebruik van duidelijke kengetallen en samenvattingen), de visuele aantrekkelijkheid van de rapportage (de keuze voor een specifieke lettertype en grootte, het gebruik van grafieken en kleurstellingen) en het feit dat een managementrapportage iets te vertellen moet hebben. Ook deze eisen benadrukken het belang van een goed opgesteld management verslag.

Voordelen van het gebruik van managementrapportages

Het gebruik van managementrapportages biedt veel praktische voordelen. Het primaire voordeel is dat het inzicht wat door het verslag verkregen wordt een belangrijke basis vormt voor eventuele oordelen en beslissingen. Er kan immers een beeld worden gevormd over specifieke bedrijfsprocessen en meetbare doelstellingen. Daarnaast kan er op basis van de informatie in een managementverslag inzicht worden verkregen over de winstkansen van de onderneming. Tot slot kunnen gegevens uit managementrapportages gebruikt worden om eerdere beslissingen te evalueren en lopende processen bij te sturen.

Format van managementrapportages

De meeste managementrapportages worden vormgegeven op basis van het onderstaande format:

• Titel van de rapportage om een verwachtingspatroon te creëren.
• Inhoudsopgave ter bevordering van de overzichtelijkheid.
• Inleiding om een beeld te schetsen wat in de rapportage vermeld staat.
• Duidelijke kopjes om de cijfermatige informatie in categorieën onder te verdelen.
• Opsomming van de belangrijkste prestatie-indicatoren (KPI’s).
• Samenvatting en eventuele onderbouwingen van de weergegeven cijfers.

Soorten managementrapportages

Er zijn diverse soorten managementrapportages te onderscheiden. Naast de periodieke rapportages waarin cijfers van diverse periodes met elkaar vergeleken kunnen worden, kunnen er managementverslagen met het oog op een specifieke doelstelling of het creëren van een bepaald inzicht worden vormgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan een financiële managementrapportage of een strategisch managementverslag.

Interesse in het laten opstellen van managementrapportages?

Als ondernemer wilt u inzicht hebben in de bedrijfsontwikkelingen. Biedt uw huidige boekhoudpakket wel voldoende managementinformatie? Om dit mogelijk te maken helpen onze adviseurs u graag bij de ontwikkeling van een model voor managementrapportage. De managementinformatie kan desgewenst in de vorm van een dashboard voor u periodiek inzichtelijk worden gemaakt. Zo kunt u direct en gericht uw onderneming bijsturen en direct zien wat er vooruitloopt of achterloopt op de verwachting/doelstelling. Met Brouwers Online Boekhouden heeft u meer inzicht en meer relevante gegevens dan u voor mogelijk houdt.

Meer weten over de mogelijkheden? Neem dan even contact met ons op. Onze ervaren adviseurs helpen u hierbij graag verder op weg. Bel ons gerust op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan: info@brouwers.nl. U kunt ook het onderstaande contactformulier invullen, wij reageren dan zo snel mogelijk op uw bericht.