Opstellen algemene voorwaarden

Het laten opstellen van algemene voorwaarden

Als u als ondernemer producten of diensten levert, is zeer aan te raden om algemene voorwaarden op te laten stellen. In deze algemene voorwaarden staan omschreven onder welke condities u zaken doet. Algemene voorwaarden bieden een beschermende waarde voor u als ondernemer maar ook veel duidelijkheid aan uw cliënten. Algemene voorwaarden kunnen dan ook gerust zien als een onmisbare tool voor u als ondernemer. Wilt u graag meer weten over het laten opstellen van algemene voorwaarden? Lees dan gerust dit artikel verder.

Wat zijn algemene voorwaarden?

Algemene voorwaarden zijn regels die u standaard wilt laten gelden. U kunt dit document het beste zien als een opsomming van de algemene regels die standaard van toepassing zijn bij een overeenkomst tussen bedrijven en hun klanten en/of opdrachtgevers. De wet beschrijft dit als volgt: “Algemene voorwaarden zijn een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd”. In de algemene voorwaarden wordt aangegeven welke regels gehanteerd worden met betrekking tot bijvoorbeeld de leveringen, betalingen, de inkoop en de verkoop en dit in de ruimste zin van deze aspecten. Algemene voorwaarden gaan dus over randvoorwaarden die standaard gelden. Deze afspraken gaan dus niet over de specifieke kenmerken van het geleverde product(en) of de dienst(en.

Waarom het belangrijk is om algemene voorwaarden op te stellen

Algemene voorwaarden worden in de volksmond nog wel eens aangeduid als “de kleine lettertjes”. In veel gevallen worden deze kleine lettertjes pas gelezen als de situatie hierom vraagt maar hiermee wordt er tekort gedaan aan de waarde van de algemene voorwaarden. Deze kleine lettertjes zijn soms gewichtiger dan veel mensen beseffen!

Er zijn een aantal redenen te benoemen waarom het belangrijk is om algemene voorwaarden op te stellen. Allereerst bieden algemene voorwaarden duidelijkheid voor beide partijen. De algemene voorwaarden die u als ondernemer met uw klant wenst te maken, kunt u laten vastleggen in de algemene voorwaarden. Op deze manier hoeft hier niet meer specifiek over onderhandeld te worden. Daarnaast worden algemene voorwaarden vaak opgesteld om eventuele aansprakelijkheidsrisico’s weg te nemen. Er wordt immers aangegeven onder welke voorwaarden een bedrijf zaken doet.

Inhoud van algemene voorwaarden

Ondernemers hebben een volledig vrije keuze met betrekking tot de inhoud van de algemene voorwaarden die zij hanteren mits het document uiteraard geen onredelijke bepalingen bevat. Over het algemeen worden in de algemene voorwaarden de onderstaande onderwerpen verwerkt:

• Wijze van de totstandkoming van de overeenkomst
• Wijze van uitvoering van de overeenkomst
• Betalings- en leveringsvoorwaarden
• Verplichtingen van de klant
• Aansprakelijkheidsbeperkingen
• Regels met betrekking tot overmacht
• Eigendomsvoorbehoud
• Garantievoorwaarden
• Ontbindingsgronden
• Regels met betrekking tot de afwikkeling van geschillen

De specifieke inhoud van uw algemene voorwaarden hangt af van de branche waarin u opereert als (zelfstandig) ondernemer en de diensten die u levert.

Tip: Algemene voorwaarden verschillen per bedrijf. Gebruik daarom liever geen standaard voorbeeld, maar raadpleeg een expert die u kan ondersteunen bij het opstellen van uw voorwaarden.

Is het opstellen van leveringscondities/ uitvoeringsbepalingen wettelijk verplicht?

Veel mensen vragen zich af of het opstellen van leveringscondities/ uitvoeringsbepalingen wettelijk verplicht is. Dit is niet het geval. Er zijn uiteraard wel een aantal wettelijke regels die gelden bij het sluiten van bijvoorbeeld een koopovereenkomst maar deze regelingen staan los van het gebruik van leveringscondities en/of uitvoeringsbepalingen. Zoals hierboven al aangegeven, wordt het ondernemers wel aangeraden om algemene voorwaarden te hanteren. Om aanspraak te maken op het recht dat er aan het gebruik van algemene voorwaarden verbonden is, dient u uw klanten wel in kennis te stellen van de inhoud van deze randvoorwaarden. Veel ondernemers kiezen er dan ook voor om de algemene voorwaarden bij een overeenkomst of offerte te voegen met het verzoek aan de klant om het document te ondertekenen als deze is doorgenomen.

Let op: Weet u niet waar u moet beginnen bij het opstellen van algemene voorwaarden of wat u hierin moet opnemen voor uw specifieke bedrijf? Laat één van onze adviseurs u hier dan bij helpen en bescherm uw bedrijf tegen (onnodige) juridische geschillen.

Algemene voorwaarden deponeren

Ondernemers die gebruik maken van algemene voorwaarden hebben de mogelijkheid om deze bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel te deponeren. Ook dit niet wettelijk verplicht maar kan een praktische keuze zijn. Algemene voorwaarden deponeren kan handig zijn als het niet mogelijk is om de algemene voorwaarden aan de klant te overhandigen, zoals bij telefonische verkoop het geval kan zijn. Daarnaast kan het deponeren van algemene voorwaarden een goede keuze zijn bij twijfel, dus om te voorkomen dat er een discussie ontstaat welke voorwaarden van toepassing waren op het moment dat de overeenkomst tot stand kwam, en voor het leveren van bewijs in dergelijke situaties.

Algemene voorwaarden laten opstellen of controleren

Wij adviseren veelal om uw algemene voorwaarden op maat te laten maken. Alleen op die manier sluiten de voorwaarden aan bij uw bedrijfsvoering en zijn de voorwaarden toegespitst op de bijzonderheden van uw onderneming en op de manier waarop u zaken wilt doen. Model-voorwaarden komen in veel gevallen weliswaar in de richting, maar bieden u in voorkomende gevallen minder bescherming dan waarop u had gehoopt. Uiteindelijk bent u dan duurder uit.

Wanneer u uw algemene voorwaarden op maat wilt laten opstellen of uw huidige bepalingen wilt laten controleren, neemt u dan contact op met één van onze adviseurs! Zij kunnen u ook informeren over wat u moet doen om de voorwaarden op de door u af te sluiten  overeenkomsten van toepassing te laten zijn.

Vragen of opmerkingen over het laten opstellen van algemene voorwaarden?

Heeft u vragen of zoekt u direct hulp bij het opstellen van algemene voorwaarden? Neem dan gerust contact met ons op. Onze ervaren adviseurs helpen u namelijk graag verder op weg met een persoonlijk advies. Bel ons gerust op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan: info@brouwers.nl. U kunt ook het onderstaande contactformulier invullen, wij reageren dan zo snel mogelijk op uw bericht.