Uitvoeren van een budget analyse

Budget analyse laten uitvoeren

Het laten uitvoeren van een budget analyse is van belang om de gevolgen van alle berekende kosten en opbrengsten inzichtelijk te maken. Op basis van de resultaten van de analyse kunnen eventuele noodzakelijke maatregelen genomen worden. Een budgetanalyse laten uitvoeren vormt dan ook de basis voor eventuele lange- en korte termijn beslissingen. Een budget analyse wordt daarom ook wel een budget impact analyse (BIA) of een verschillenanalyse genoemd. U leest er in dit artikel alles over.

Hulp nodig bij het uitvoeren van een budget analyse? Neem dan contact met ons op!

Wat is een budget analyse?

Een budget analyse is een verklaring van het verschil tussen een voor- en een nacalculatie.

Er wordt hierbij dus gekeken naar het verschil tussen de verwachte kosten en inkomsten ten opzichte van de werkelijke uitgaven en opbrengsten. Op basis van deze analyse kan worden vastgesteld of het budget toereikend is geweest om de doelstellingen te realiseren en in hoeverre dit bijgesteld moest worden. Een budget analyse heeft dus betrekking op de financiële effecten van een planning.

Doelstellingen van budgettering

Het budgetteren is een belangrijk instrument in de aansturing of beheersing van een organisatie. Budgetten worden gebruikt om financiële doelen te stellen en richting te geven aan de organisatie en specifiek aan het handelen van de medewerkers. De nadruk hierbij ligt op de beheersing van de kosten. De verwachte hoogte van zowel de kosten als de opbrengsten worden immers in een bedrag uitgedrukt. Dit brengt ons bij de meer specifieke doelstellingen van budgettering. Het vaststellen van een budget binnen een besturingsmodel wordt gedaan om te voorzien in de volgende doelstellingen:

• Het vaststellen van een budget als planningsinstrument
• Het vaststellen van een budget als middel om activiteiten te verdelen
• Het vaststellen van een budget als planningsinstrument
• Het vaststellen van een budget als managementinstrument
• Het vaststellen van een budget voor het uitvoeren van bedrijfseconomische analyses.

Verschil tussen een begroting en een budget

In de volksmond worden de termen “begroten” en een “budgetteren” veelvuldig door elkaar gebruikt. Dit is heel begrijpelijk, de genoemde termen hebben veel raakvlakken. Er zit wel degelijk een verschil tussen een begroting en een budget. Een begroting is gericht op het in kaart brengen van de te verwachten inkomsten en uitgaven. Een budget maakt inzichtelijk hoeveel geld er voor een specifieke periode beschikbaar is voor een specifieke taak of afdeling van het bedrijf. Een budget heeft dus betrekking op hoeveel geld er besteedt mag worden aan bijvoorbeeld personeels- of kantoorkosten.

Gedurende een budgetteringsproces wordt er dus wel gesproken over een begroting totdat dit bedrag formeel is vastgesteld. Na deze vaststelling wordt er dus gesproken over een budget waar een afgekaderde taakopdracht aan gekoppeld zit. Een budgetanalyse maakt inzichtelijk of er een juiste keuze is gemaakt met betrekking tot de hoogte van het beschikbare geldbedrag.

Stappen bij het analyseren van een budget

De stappen die gezet worden bij het analyseren van een budget kunnen per organisatie verschillen. Een budget wordt geformuleerd om een financiële vertaling van de strategische doelstellingen van een organisatie te formuleren. Hierbij kan er gekozen worden voor een top-down of bottom-up constructie. Ik het eerste geval stelt het management de kaders vast en vult de budgethouder deze verder in. Terwijl de bottom-up benadering de budgethouder veel meer ruimte geeft om een eigen budget op te stellen. Vanaf het moment dat de decision makers de plannen hebben goedgekeurd, kan er over worden gegaan op de uitvoer hiervan.

Uiteraard kan er gebruik worden gemaakt van constructies waarbij er ruimte is voor eventuele bijsturing en/of tussentijdse instructies. Aan het einde van de vooraf vastgestelde periode wordt de budget analyse uitgevoerd. Deze budget impact analyse (BIA) kan worden gezien als nacalculatie. Hierin kan er gekeken worden naar factoren zoals het bezettingsresultaat, de prijsverschillen, de efficiencyverschillen en de verkoopprijs verschillen. Op alle variabelen waarop in de voorcalculatie de focus is opgelegd, kan een budget analyse worden uitgevoerd. Op basis hiervan kan er inzicht worden verkregen over de oorzaken waardoor voorziene resultaten in de praktijk niet gerealiseerd zijn en ook eventuele winkansen inzichtelijk worden gemaakt.

Budget analyse laten uitvoeren bij Brouwers

Uit de praktijk blijkt dat veel organisaties vooral een budget vaststellen als controlemiddel voor de financiële huishouding binnen het bedrijf. In dat geval is er sprake van de toepassing van een taak instrument waarbij de budget analyse wordt gebruikt om afwijkingen te verklaren. Het behoort echter ook tot de mogelijkheden om een budget analyse te laten uitvoeren met het oog op de realisatie van strategische doelstellingen of om inzicht te krijgen in bedrijfseconomische mogelijkheden.

In dat geval is het van belang dat de besturingssystematiek wordt afgestemd op de specifieke kenmerken van de organisatie. In dat geval kunnen er eventuele noodzakelijke maatregelen genomen worden op basis van de resultaten analyse.

Interesse in het laten uitvoeren van een budget analyse?

De uitvoering van een budget analyse is specialistisch werk waarvoor u uitstekend terecht kunt bij de accountants van brouwers. Onze ervaren adviseurs helpen u dan ook graag verder op weg met een persoonlijk advies of de uitvoer van een budget analyse. Bel ons gerust op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan: info@brouwers.nl. U kunt ook het onderstaande contactformulier invullen, wij reageren dan zo snel mogelijk op uw bericht.