HRM en salaris

De Wet verbetering poortwachter (WVP) schrijft voor dat werkgever en werknemer bij ziekte samen actief werken aan een zo snel en verantwoord mogelijk herstel en terugkeer naar werk.

Het verzuimproces kent een aantal vaste stappen en termijnen:

– Ziekmelding – De werkgever meldt de werknemer uiterlijk binnen één week ziek bij de Arbodienst of bedrijfsarts.

– Probleemanalyse – Uiterlijk in week 6 stelt de bedrijfsarts een probleemanalyse op met de beperkingen, mogelijkheden en verwachtingen.

– Plan van aanpak – Binnen twee weken na de probleemanalyse stellen werkgever en werknemer samen een plan van aanpak op, met concrete afspraken over re-integratie.

– Evaluaties – Tijdens het eerste en tweede ziektejaar volgen vaste evaluatiemomenten (zoals de eerstejaars evaluatie rond week 52).

– Arbeidsdeskundig onderzoek – indien werknemer langer arbeidsongeschikt blijft dient onderzocht te worden welke mogelijkheden er intern en extern aanwezig zijn.

– Re-integratieverslag – Aan het einde van het tweede ziektejaar wordt dit verslag opgesteld als onderbouwing richting het UWV.

Gedurende het hele traject is goede documentatie essentieel: leg vast wie wat doet, wanneer acties plaatsvinden en welke voortgang wordt geboekt.

Veel werkgevers zijn aangesloten bij een Arbodienst, waarbij een casemanager het proces bewaakt en ondersteunt bij de uitvoering van de WVP-verplichtingen.

Bij Brouwers Accountants & Adviseurs bieden wij ook Arbodienstverlening aan. Zo houden wij vinger aan de pols tijdens het volledige verzuimtraject en zorgen we dat je als werkgever voldoet aan alle wettelijke verplichtingen.

Een zorgvuldig opgebouwd dossier is essentieel wanneer je afscheid wilt nemen van een medewerker, zeker bij een persoonlijke ontslaggrond (zoals disfunctioneren of verstoorde arbeidsrelatie).

Begin tijdig en zorg dat alle stappen schriftelijk worden vastgelegd. Denk hierbij aan:

– Functionerings- en beoordelingsgesprekken: leg concrete afspraken, verbeterpunten en doelstellingen vast.

– Verbetertrajecten: geef de medewerker een reële kans om het functioneren te verbeteren, met duidelijke begeleiding en tussentijdse evaluaties.

– Waarschuwingen en sancties: documenteer eventuele overtredingen, waarschuwingen of disciplinaire maatregelen.

– Verslagen van gesprekken: bevestig mondelinge afspraken of evaluaties altijd schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail of gespreksverslag.

Zorg dat het dossier aantoonbaar, zorgvuldig en proportioneel is opgebouwd. Een goed onderbouwd dossier vergroot de kans op een rechtmatige en soepele beëindiging van het dienstverband.

Kom je uiteindelijk op het punt om afscheid te nemen, dan kan een zorgvuldig gesprek en een redelijk voorstel bijdragen aan een respectvolle afronding. Onze arbeidsrechtjuristen kunnen je hierbij vakkundig begeleiden van het beoordelen van het dossier tot het vormgeven van een beëindigingsvoorstel of vaststellingsovereenkomst.

Een personeelshandboek biedt duidelijkheid over de regels, afspraken en verwachtingen binnen je organisatie. Het vormt een praktische aanvulling op de arbeidsovereenkomst en helpt misverstanden of juridische discussies te voorkomen.

Minimaal bevat een goed personeelshandboek de volgende onderdelen:

1. Algemene bepalingen

• Toepasselijkheid van het handboek en de relatie tot de arbeidsovereenkomst

• Geldende cao (indien van toepassing)

• Organisatiestructuur, gedragscode en bedrijfsregels

Daarbij moet natuurlijk ook breder worden gekeken naar de werkingssfeer van de werkgever: valt de organisatie onder een specifieke sector of branche, dan kan vanuit die werkingssfeer een cao verplicht van toepassing zijn. Dit bepaalt mede welke afspraken en regelingen in het personeelshandboek moeten worden opgenomen of afgestemd.

2. Arbeid en werktijden

• Werktijden, pauzes, overwerk en bereikbaarheid

• Regels rondom verlof en verzuim (zoals vakantie, ziekte en bijzonder verlof)

• Feestdagen en roostervrije dagen

3. Vergoedingen en voorzieningen

• Reiskosten-, telefoon- en onkostenvergoedingen

• Regelingen voor opleidingen of studiekosten

• Bedrijfsauto’s, laptops en andere middelen

4. Gedrag, veiligheid en privacy

• Integriteits- en vertrouwelijkheidsregels

• Veiligheidsvoorschriften (ook bij thuiswerken)

• Privacybeleid en omgang met persoonsgegevens (AVG)

5. Thuiswerken en hybride werken

• Verwachtingen rondom bereikbaarheid, werktijden en productiviteit

• Arbo- en veiligheidsregels voor de thuiswerkplek

• Beschikbare middelen en eventuele thuiswerkvergoeding

• Afspraken over het gebruik van apparatuur en beveiliging van data

• Beleid voor aanwezigheid op kantoor versus thuis

6. Gedrags- en disciplinaire regels

• Sociale omgang, discriminatie, intimidatie en alcohol-/drugbeleid

• Gebruik van internet, e-mail en sociale media

• Procedure bij waarschuwingen of sancties

7. Overige bepalingen

• Regeling bij klachten of meldingen (klokkenluidersregeling)

• Wijzigingen van het handboek en goedkeuringsprocedure

Een personeelshandboek is een levend document: het moet regelmatig worden geactualiseerd, zeker bij veranderingen in wetgeving, cao’s of bedrijfsbeleid.

Bij Brouwers Accountants & Adviseurs kunnen wij helpen bij het opstellen, actualiseren en juridisch toetsen van je personeelshandboek — inclusief een passend thuiswerk- of hybride werkbeleid en een toetsing van de werkingssfeer en cao-toepasselijkheid.

Lonen en vergoedingen veranderen vrijwel elk jaar, maar de omvang en richting daarvan verschillen per sector en organisatie.

Salarissen stijgen vaak op basis van cao-afspraken, inflatiecorrecties of periodieke indexeringen. Daarnaast kunnen individuele afspraken of marktontwikkelingen invloed hebben op de loonschalen.

Ook vergoedingen zoals reiskosten, representatievergoedingen of thuiswerkvergoedingen kunnen jaarlijks worden aangepast aan de wettelijke maxima, de fiscale regels of het interne bedrijfsbeleid. Dit is echter geen vast gegeven; werkgevers behouden ook in sommige gevallen beleidsvrijheid binnen de geldende kaders.

Bij Brouwers Accountants & Adviseurs verzorgen wij de salarisadministratie voor ruim 1.600 werkgevers. Hierdoor beschikken wij over uitgebreide en actuele inzichten in salarisontwikkelingen en cao-wijzigingen. Dankzij onze toegang tot alle cao’s kunnen wij jaarlijks een betrouwbare indicatie geven van de verwachte loon- en vergoedingstrends.

De keuze voor een contractsvorm hangt af van de aard van het werk, de mate van flexibiliteit die gewenst is en de duurzame behoefte aan personeel. Elke vorm heeft zijn eigen kenmerken, voor- en nadelen.

1. Oproepcontract

Een oproepcontract (zoals een nuluren- of min-maxcontract) biedt maximale flexibiliteit. Je zet medewerkers alleen in wanneer er werk is.

• Voordelen: flexibel inzetbaar, geschikt bij seizoenswerk of piekdrukte.

• Aandachtspunten: sinds de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) gelden strengere regels: na 12 maanden moet je een vast urenomvang-aanbod doen, en bij oproepen binnen 4 dagen geldt loondoorbetaling.

2. Contract voor bepaalde tijd

Een tijdelijk contract is geschikt wanneer je nog niet zeker weet of het werk structureel blijft of wanneer je iemand wilt proef laten draaien.

• Voordelen: beperkte verplichtingen, flexibel in duur (maximaal drie contracten in drie jaar).

• Aandachtspunten: let op de ketenregeling en de aanzegplicht bij afloop van het contract.

3. Contract voor onbepaalde tijd

Een vast dienstverband geeft de medewerker zekerheid en bevordert loyaliteit en continuïteit binnen het team.

• Voordelen: stabiliteit, betrokken medewerkers, aantrekkelijk als werkgever.

• Aandachtspunten: minder flexibiliteit; bij beëindiging gelden strikte regels en dossierverplichtingen.

4. Inzet van een ZZP’er

Een zelfstandige zonder personeel (ZZP’er) kan uitkomst bieden bij tijdelijke projecten, specialistische kennis of onregelmatig werk.

• Voordelen: geen loondoorbetaling of sociale premies; snel inzetbaar.

• Aandachtspunten: er mag geen gezagsverhouding bestaan. De Belastingdienst kan een schijnzelfstandigheid constateren, met naheffingen als gevolg. Een goede overeenkomst van opdracht (modelovereenkomst) is daarom essentieel.

Welke vorm het beste past hangt af van de duur en frequentie van het werk, de afhankelijkheid van de medewerker, de kosten en risico’s die je wilt dragen en de juridische verplichtingen die bij elke vorm horen.

Let op: de Belastingdienst is vanaf 1 januari 2025 actief aan het handhaven op schijnzelfstandigheid. Beoordeel daarom de feitelijke situatie waarin iemand werkzaam is.

Binnen de werkkostenregeling (WKR) mag je als werkgever onbelast vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen toekennen aan werknemers, zolang deze binnen de zogenoemde vrije ruimte blijven.

Voor 2025 bedraagt de vrije ruimte:

• 2,00% over de eerste € 400.000 van de totale fiscale loonsom;

• 1,18% over het meerdere boven € 400.000.

Binnen die ruimte kun je bijvoorbeeld kerstpakketten, personeelsfeesten of kleine attenties bekostigen zonder belastingheffing.

Daarnaast geldt de gebruikelijkheidstoets: vergoedingen of verstrekkingen tot circa € 2.400 per werknemer per jaar worden doorgaans als gebruikelijk beschouwd, en vereisen geen nadere onderbouwing.

Wanneer de totale waarde van vergoedingen en verstrekkingen boven de vrije ruimte uitkomt, betaal je over het meerdere 80% eindheffing.

Let op: het percentage van de vrije ruimte kan jaarlijks door de Belastingdienst worden aangepast. Daarbij adviseren wij in lijn met de evaluatie van de werkkostenregeling om terughoudend om te gaan met het gebruik van de WKR voor bredere secundaire of beleidsdoeleinden (zoals duurzame inzetbaarheid of welzijnsprogramma’s).