Laten opstellen van publicatiestukken

Diverse ondernemingsvormen zijn verplicht jaarlijks bepaalde bedrijfsgegevens te publiceren. Deze verplichting is onder andere van toepassing voor een B.V., N.V., Coöperatie, Onderlinge Waarborgmaatschappij en enkele buitenlandse ondernemingsvormen. Het opstellen van publicatiestukken moet uiteraard volgens de gestelde richtlijnen gebeuren. Als er niet aan deze richtlijnen wordt voldaan, wordt dit gezien als een economisch delict en kan dit resulteren in een hoofdelijke aansprakelijkheid van de bestuurders. In dit artikel leest u hier alles over.

Wat zijn publicatiestukken?

Publicatiestukken zijn de jaarrekeningen die moeten worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. De hoeveelheid informatie die in de publicatiestukken inzichtelijk moeten worden gemaakt hangt af van de bedrijfsklasse waarbinnen de onderneming valt. Kleine rechtspersonen (dus de micro-entiteiten) kunnen volstaan met een beknopte balans met een beperkte toelichting als aanvulling. Middelgrote- en grote ondernemingen hebben de verplichting om meer gegevens te deponeren. Deze ondernemingen moeten een jaarverslag met bijbehorende accountantsverklaring publiceren. De stukken moeten binnen vijf jaar na het boekjaar gepubliceerd worden en binnen acht dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de kamer van Koophandel. Het vaststellen van de jaarrekening is in de meeste gevallen een formaliteit. Deze vaststelling zal plaatsvinden in de aandeelhoudersvergadering waarvan de notulen een bijlage vormen van de publicatiestukken.

Voor deze ondernemingsvormen is het opstellen van publicatiestukken verplicht

• Besloten vennootschap (BV)
• Naamloze vennootschap (NV)
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Vennootschap onder firma (VOF) en Commanditaire vennootschap (CV) als alle beherende vennoten buitenlandse kapitaal vennoten zijn
• Formele buitenlandse vennootschap
• Verenigingen en stichtingen die in twee opeenvolgende boekjaren een bedrag van minimaal 4,4 miljoen euro per jaar omgezet hebben
• Buitenlandse rechtspersoon met vestigingen in Nederland die in hun eigen land ook een jaarrekening moeten publiceren. De gedeponeerde jaarrekening moet dan overeenkomen met de stukken die in het eigen land gepubliceerd zijn
• Ondernemingen die onder de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen vallen. Zij moeten twee jaarrekeningen deponeren: één volgens de Nederlandse regels en één volgens de regels hun eigen land
• Enkele specifieke organisaties zoals omroepen, banken, pensioenmaatschappijen en woningcorporaties

Voor de volledigheid is het goed te vermelden dat een eenmanszaak (lees: ZZP’ers) en een  V.O.F. (waarbij niet alle beherende vennoten buitenlandse kapitaal vennoten zijn) geen verplichting hebben om publicatiestukken te deponeren bij de KvK.

Waarom het indienen van publicatiestukken verplicht is

Voorschriften met betrekking tot de externe financiële verslaggeving zijn opgenomen in Titel 9 van Boek 2 BW. De Nederlandse wet schrijft voor dat het indienen van publicatiestukken voor de bovenstaande organisatievormen verplicht is. De belangrijkste reden hiervan is dat het financieel overzicht van organisaties inzichtelijk moet zijn voor iedere geïnteresseerde/ betrokkene. De publicatiestukken worden dan ook tegen betaling beschikbaar gesteld door de Kamer van koophandel. Hieruit kan een beeld worden gevormd over factoren als de solvabiliteit en het werkkapitaal van organisaties, de belangrijkste kengetallen van een onderneming (die als basis kunnen vormen met betrekking tot een beslissing voor een eventuele overname van een organisatie) en de structuur van een bedrijf.

Gevolgen als de bedrijfsgegevens niet (correct) of te laat worden gedeponeerd

De gevolgen als de bedrijfsgegevens helemaal niet, te laat of niet op de correcte wijze  worden gedeponeerd zijn groot. In dat geval maken de bestuurders van de organisatie zich schuldig aan een economisch delict waarvoor de Belastingdienst hoge boetes kan opleggen. Daarnaast lopen de bestuurders en commissarissen in zo’n situatie persoonlijk een risico. In geval van faillissement van de rechtspersoon kunnen zij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. De schuldeisers kunnen bij deze situatie aanspraak maken op het privévermogen van de bestuurders en commissarissen.

Naast het bovenstaande is het van groot belang dat de bedrijfsgegevens op de correcte wijze wordt gepubliceerd. Een eenmaal genomen besluit waarbij een jaarrekening wordt vastgesteld, kan niet door een nieuw besluit ongedaan worden gemaakt. Het is niet mogelijk om delen van de inhoud van de publicatiestukken te herroepen. Het is goed om hierbij voor de volledigheid te vermelden dat het indienen van een voorlopige jaarrekening niet tot de mogelijkheden behoort.

Publicatiestukken laten opstellen

Zoals u uit de bovenstaande tekst kunt opmaken, vraagt het opstellen van publicatiestukken zeker de benodigde aandacht. Geeft u er de voorkeur aan om de publicatiestukken te laten opstellen door een expert op dit gebied? Dan kunt u hiervoor uitstekend bij de accountants van Brouwers terecht. Onze ervaren adviseurs helpen u graag met het correct opstellen van de publicatiestukken. Heeft u interesse om vrijblijvend af te stemmen wat we voor u kunnen betekenen? Bel ons dan gerust op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan: info@brouwers.nl. U kunt ook het onderstaande contactformulier invullen. Wij reageren dan zo snel mogelijk op uw bericht.