De regeling Opgaaf Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD) bestaat sinds 2022 en verplicht veel organisaties om betalingen aan natuurlijke personen te melden bij de Belastingdienst.

In één oogopslag – de 7 belangrijkste punten voor 2025

1. Deadline ongewijzigd: meld de in 2025 uitbetaalde bedragen uiterlijk 31 januari 2026 via het Gegevensportaal of Digipoort. U mag ook al doorlopend tijdens het jaar aanleveren.
2. Geen uitnodiging? Toch melden. Bent u inhoudingsplichtige (u heeft een loonheffingsnummer) of collectieve beheersorganisatie? Dan moet u uit eigen beweging opgaaf doen; de Belastingdienst stuurt geen uitnodiging.
3. Geen drempelbedrag: de meldplicht geldt vanaf € 1.
4. Btw-situaties: volgens de Belastingdienst is er meldplicht bij facturen zonder btw, óók bij btw‑vrijgestelde werkzaamheden, KOR of btw‑verlegd. Staat er géén btw‑bedrag op de factuur, dan in principe UBD melden.
5. Vrijwilligers: overschrijdt een maandvergoeding het maandmaximum (bijv. in 2024: € 210)? Dan valt deze maand én de overige maanden van dat jaar onder UBD‑melding.
6. Buitenland: in sommige grensoverschrijdende gevallen kan in overleg met de inspecteur worden afgesproken niet te melden als Nederland volgens verdrag niet heffingsbevoegd is. Dit is maatwerk.
7. Handhaving & bewaarplicht: Belastingdienst handhaaft op maatwerk; niet melden is strafbaar. Bewaar gegevens 7 jaar.

Voor wie geldt de meldplicht?

• Inhoudingsplichtigen loonheffingen die betalen aan natuurlijke personen (niet‑werknemers) voor werkzaamheden, en
• Collectieve beheersorganisaties (o.a. voor auteurs- of naburige rechten).
  Hoort u hier niet bij, dan meldt u alleen op uitnodiging van de Belastingdienst. Let op: zolang u een loonheffingsnummer heeft en aangifte moet doen (ook bij nihilaangiften), geldt u als inhoudingsplichtige en dus meldplicht.

Wat moet u precies aanleveren?

• Identificatie van de ontvanger: NAW, BSN en geboortedatum.
• Per betaling: bedrag, betaaldatum en eventuele kostenvergoedingen (u mag meerdere betalingen per persoon in het jaar samenvoegen en de laatste betaaldatum opnemen).

Uitzonderingen (geen UBD)

U meldt niet bij betalingen aan:

• Werknemers, artiesten/beroepssporters of leden van een buitenlands gezelschap;
• Vrijwilligers binnen de onbelaste maxima (in 2024: € 210 p/m en € 2.100 p/jr);
• Personen die facturen mét btw uitreiken;
• Erfgerechtigden tot een auteurs- of naburig recht.

Let op bij vrijwilligers: één maand boven het maandmaximum maakt alle uitbetalingen in dat jaar meldplicht, ook als het jaartotaal onder het jaarmaximum blijft.

Btw‑vrijgesteld, KOR en btw‑verlegd: zo kijkt de Belastingdienst ernaar

• Btw‑vrijgesteld: factuur zonder btw → melden.
• KOR: factuur zonder btw door KOR‑ondernemer → melden.
• Btw‑verlegd: factuur met de vermelding ‘btw verlegd’ (dus geen btw‑bedrag) → melden.
  Dit is de huidige lijn van de Belastingdienst om de toets eenvoudig te houden: staat er een btw‑bedrag op de factuur of niet? Bij ‘nee’ geldt in beginsel UBD‑melding.

Veelvoorkomende praktijksituaties (2025)

• Loonheffingsnummer, maar (tijdelijk) geen personeel: u blijft meldplicht zolang u aangifte loonheffingen moet doen (ook bij nihilaangiften).
• Betaling in januari 2025 voor werk in 2024 (zonder btw‑factuur): opnemen in UBD 2025 (deadline 31‑01‑2026), want het gaat om de betaaldatum.
• Eenmanszaak met personeel (btw‑verlegd): de gehele factuur valt onder UBD‑melding; het maakt niet uit dat ook personeel van de eenmanszaak het werk uitvoerde.
• Eenmanszaak die zelf mensen inhuurt: u meldt niet de achterliggende ingehuurde personen (u betaalt hen niet), maar in beginsel wel de uitbetaling aan de eigenaar van de eenmanszaak; zonder specificatie telt de volle factuur mee.
• Betalen aan een vof (met natuurlijke personen) bij btw‑vrijgestelde diensten: betaling aan de vof valt buiten UBD; UBD ziet op betalingen aan natuurlijke personen.
• Bemiddelingsbureau ertussen (doorbetaling): doorgaans geen UBD voor opdrachtgever of bemiddelaar, omdat u niet rechtstreeks aan de natuurlijke persoon betaalt.
• Buitenlandse ontvanger zonder BSN: probeer het BSN te achterhalen; lukt dat niet, hanteert de Belastingdienst een praktische oplossing (test‑BSN), maar dit kan tot foutcodes leiden en vraagt vaak maatwerk.

Handhaving, uitstel & bewaarplicht

• Niet melden is strafbaar; de Belastingdienst kan ook civiel afdwingen (met dwangsom). In 2024 was er geen automatisch boeteproces; handhaving gebeurde op maat. Voor 2025 rekent de handreiking niet op brede coulance; uitstel kan alleen gemotiveerd en schriftelijk bij uw inspecteur worden gevraagd.
• Bewaarplicht: houd de gegevens 7 jaar beschikbaar.

Effect in de aangifte inkomstenbelasting (VIA)

UBD‑meldingen verschijnen in de Vooringevulde Aangifte (VIA) als Resultaat uit Overige Werkzaamheden (ROW). Is in werkelijkheid sprake van Winst uit Onderneming (WUO), dan moet de ondernemer zelf corrigeren; volgens de Belastingdienst leidt dat niet automatisch tot extra vragenbrieven.

Checklist: zo voorkomt u problemen

• Inventariseer alle betalingen in 2025 aan natuurlijke personen (geen werknemers).
• Controleer facturen: staat er een btw‑bedrag op? Zo ja → doorgaans geen UBD. Zo nee → wel UBD (incl. btw‑vrijgesteld, KOR, btw‑verlegd).
• Verzamel gegevens: NAW, BSN, geboortedatum, betaaldatum en bedrag (incl. kosten).
• Bundel meerdere betalingen per persoon indien gewenst; gebruik de laatste betaaldatum.
• Leg vast en bewaar 7 jaar.
• Dien aan via Gegevensportaal/Digipoort vóór 31 januari 2026.
• Buitenland of complexe casus? Overweeg afstemming met de inspecteur (maatwerk).

Disclaimer: dit nieuwsbericht is een samenvatting en geen individueel advies. Neem bij twijfel over uw specifieke situatie contact op met uw adviseur Onderkant formulier