Een goede administratieve organisatie en interne controle, afgekort AO IC, is de basis voor betrouwbare informatie en goede besluitvorming.

De administratieve organisatie beschrijft hoe processen lopen, wie welke taken en bevoegdheden heeft en hoe informatie wordt vastgelegd.

De interne controle en interne beheersing zorgen ervoor dat deze processen ook echt zo werken als bedoeld.

Met een sterk ingericht AO IC krijgt u grip op risico’s, worden fouten sneller ontdekt en ontstaat ruimte voor procesoptimalisatie en procesbeheersing.

Sterke administratie organisatie

In een goed ingerichte administratieve organisatie worden processen duidelijk beschreven. Deze procesbeschrijvingen laten stap voor stap zien wat er gebeurt, welke systemen worden gebruikt en welke afdelingen betrokken zijn.

Belangrijke onderdelen van een sterke administratieve organisatie zijn bijvoorbeeld

• duidelijke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
• functiescheiding om belangenverstrengeling of fraude te voorkomen
• een autorisatiematrix waarin staat wie welke besluiten mag nemen
• een overzichtelijke audit trail zodat handelingen terug te vinden zijn

Met hulpmiddelen als een RACI wordt vastgelegd wie verantwoordelijk is, wie eindverantwoordelijk is, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd. Dit voorkomt onduidelijkheid in de dagelijkse praktijk.

Toetsing van het ontwerp en de werking van controls

Als processen en controles op papier staan, is de volgende stap het toetsen in de praktijk.

Een eerste stap is vaak een walkthrough. Daarbij wordt een proces van begin tot eind doorgelopen, bijvoorbeeld aan de hand van een voorbeeldtransactie. Zo wordt gecontroleerd of de procesbeschrijvingen kloppen met hoe het in werkelijkheid gaat.

Daarna volgt de toetsing control design. Hierbij wordt gekeken of de gekozen key controls inhoudelijk goed aansluiten op de risico’s. De vraag is dan

• zijn de maatregelen logisch
• sluiten ze aan op de risico en control matrix
• is functiescheiding goed geborgd
• is de autorisatiematrix duidelijk en volledig

Vervolgens wordt de toetsing operating effectiveness gedaan. Hierbij wordt getest of de interne controle in de praktijk ook echt zo werkt als bedoeld. Dit gebeurt vaak met steekproeven op transacties, rapportages of systeemlogs.

Door deze stappen krijgt u inzicht in zowel het ontwerp van het AO IC als in de dagelijkse werking van de interne beheersing.

Monitoring, rapportage en control self-assessment

AO IC is geen eenmalig project maar een doorlopend proces. Monitoring en rapportage zijn daarom belangrijk om te weten of u als organisatie in control blijft.

Belangrijke hulpmiddelen zijn

• managementrapportages met duidelijke kpi
• periodieke evaluaties van processen en controls
• een helder overzicht van control owners

Met een control self assessment beoordelen procesverantwoordelijken zelf of de interne controles nog passen bij de praktijk. Zij vullen bijvoorbeeld vragenlijsten in, bespreken bevindingen en geven aan waar verbeteringen nodig zijn. Dit vergroot het bewustzijn en maakt interne beheersing een onderdeel van de dagelijkse aansturing.

Verbeterplan AO IC en borging van maatregelen

Uit interne controles, audits, monitoring en rapportages komen vaak verbeterpunten naar voren. Het is belangrijk om deze te vertalen naar een concreet verbeterplan AO IC.

In zo een verbeterplan staat

• welke verbeteringen nodig zijn
• wie verantwoordelijk is voor de uitvoering
• wanneer acties worden afgerond
• hoe wordt gecontroleerd of de maatregelen werken

Na de invoering van maatregelen is borging van maatregelen essentieel. Dit betekent dat processen, werkinstructies en autorisaties worden aangepast en dat medewerkers worden meegenomen in de nieuwe werkwijze. Zo wordt procesoptimalisatie blijvend en groeit de organisatie stap voor stap naar een hoger niveau van procesbeheersing.

AO IC en procesverbetering in Zwolle, Deventer, Apeldoorn en Genemuiden

Een goed ingericht AO IC zorgt niet alleen voor betrouwbaardere cijfers, maar ook voor efficiëntere processen en minder verrassingen. Of uw organisatie nu in Zwolle, Deventer, Apeldoorn of Genemuiden gevestigd is, de uitdagingen rondom administratieve organisatie, interne controle en procesoptimalisatie zijn herkenbaar.

Brouwers ondersteunt organisaties in de regio bij het opzetten, beoordelen en verbeteren van AO IC. Denk aan

• het opstellen of actualiseren van procesbeschrijvingen
• het uitwerken van een key control matrix
• het uitvoeren van een walkthrough of interne audit
• het toetsen van control design en operating effectiveness
• het inrichten van monitoring en rapportage

Zo ontstaat een AO IC die past bij uw organisatie en die u helpt om toekomstbestendig in control te zijn. Of het nu gaat om AO IC Zwolle, AO IC Deventer, AO IC Apeldoorn of AO IC Genemuiden, er is altijd aandacht voor de combinatie van interne beheersing en procesverbetering.

Meer weten over AO IC en procesverbetering

Wilt u uw administratieve organisatie en interne controle professionaliseren, een beter beeld krijgen van uw risico en control matrix of werken aan procesoptimalisatie en procesbeheersing

Meer weten over AO IC en procesverbetering neem contact met ons op.