Een accountantsverklaring bij een subsidie ook wel een verklaring bij projectverantwoording genoemd is een officiële verklaring van een accountant over de financiële subsidieverantwoording van uw project. Subsidieverstrekkers eisen vaak zo’n assurance verklaring wanneer u een subsidie heeft ontvangen, om zeker te stellen dat het geld rechtmatig en volgens de voorwaarden is besteed. In dit artikel leest u alles over specifieke assurance en accountantsverklaringen bij subsidies, en hoe Brouwers u hierbij kan helpen.

HOE WERKT DE CONTROLE: CONTROLEPROTOCOL, MATERIALITEIT EN TOLERANTIES

De accountant baseert zijn controle op de voorschriften van de subsidieverstrekker. Vrijwel elke subsidieregeling heeft een controleprotocol dat precies aangeeft welke werkzaamheden de accountant moet uitvoeren en welke normen gelden. Hierin staan vaak ook toleranties en een specifieke materialiteit vermeld dat wil zeggen de foutenmarge of afwijkingsgrens die is toegestaan bij de controle. De accountant richt zijn controlewerkzaamheden in volgens dit protocol en toetst of de uitgaven aan de subsidievoorwaarden voldoen. Vragen die de accountant daarbij beantwoordt zijn onder andere: zijn de subsidiegelden rechtmatig besteed? Zijn de kosten werkelijk gemaakt binnen de projectperiode en vallen ze onder de subsidiabele kosten? Zijn eventueel behaalde inkomsten correct in de opbrengstverantwoording verwerkt? En sluiten de bestede uren aan bij de urenregistratie (urenstaten en loonadministratie).

Tijdens de controle verzamelt de accountant voldoende bewijs door gegevens en documenten te controleren. Eventuele bevindingen (afwijkingen) worden met u besproken. U krijgt meestal de gelegenheid om bevindingen en correcties door te voeren bijvoorbeeld om administratieve fouten te herstellen voordat de verklaring wordt afgegeven. Zo kan uiteindelijk een goedkeurende accountantsverklaring worden verstrekt zonder materiële afwijkingen. Worden er onopgeloste afwijkingen van materieel belang geconstateerd, dan zal de accountant dit moeten vermelden in de verklaring (bijv. een beperking of afkeur). Gelukkig kunnen in de praktijk de meeste issues tijdig gecorrigeerd worden in overleg met de accountant.

ASSURANCE: REDELIJKE VS. BEPERKTE MATE VAN ZEKERHEID

Een accountantsverklaring is een vorm van assurance-opdracht, maar deze kan met verschillende niveau’s van zekerheid worden uitgevoerd. Er zijn twee hoofdvormen van assurance te onderscheiden: een redelijke mate van zekerheid en een beperkte mate van zekerheid. Bij een redelijke zekerheid (hoogste niveau, vergelijkbaar met een controle-opdracht) voert de accountant uitgebreide werkzaamheden uit en geeft hij een positieve conclusie bijvoorbeeld: “Naar ons oordeel geeft de verantwoording een getrouw beeld…”. Dit wordt ook wel een controleverklaring genoemd. Bij een beperkte zekerheid (een lichtere opdracht, vergelijkbaar met een beoordelingsopdracht) doet de accountant minder diepgaande controles en geeft hij een conclusie in negatieve vorm bijvoorbeeld: “Ons is niet gebleken dat de verantwoording materiële fouten bevat.”. Dit heet een beoordelingsverklaring. In dit laatste geval zegt de accountant eigenlijk dat alles plausibel lijkt, maar hij verstrekt geen volledige garantie. Welke vorm van assurance nodig is, wordt bepaald door de eisen van de subsidieverstrekker en de relevante wet- en regelgeving. Publieke subsidies boven bepaalde drempels vereisen meestal assurance met redelijke zekerheid (controleverklaring), terwijl bij lagere bedragen een beperkte zekerheid of zelfs geen assurance (zie hieronder) volstaat.

RAPPORT VAN FEITELIJKE BEVINDINGEN (STANDAARD 4400N)

Het kan voorkomen dat er geen accountantsverklaring met assurance vereist is voor de subsidieafrekening. In plaats daarvan wordt dan een Rapport van feitelijke bevindingen gevraagd. Dit is een verslag waarin de accountant uitsluitend de feitelijke bevindingen opsomt omtrent de verantwoording, zonder daarbij een oordeel of zekerheid te geven. De accountant voert in dat geval overeengekomen specifieke werkzaamheden uit die vooraf met de opdrachtgever (en vaak de subsidieverstrekker) zijn afgestemd, en legt de uitkomsten daarvan vast in het rapport. Omdat hier geen assurance-conclusie in staat, kan een dergelijk rapport ook door de subsidieverstrekker worden geaccepteerd voor kleinere subsidies of specifieke situaties. In veel subsidie-accountantsprotocollen wordt zelfs naast de reguliere accountantsverklaring óók zo’n rapport van feitelijke bevindingen verlangd. Dit geeft extra inzicht in bepaalde aspecten van de besteding. Bij Brouwers kunnen wij zowel assurance-verklaringen (volgens Standaard 3000A voor assurance-opdrachten) als rapporten van feitelijke bevindingen (volgens Standaard 4400N) voor u verzorgen, afhankelijk van wat de situatie vereist.

BENODIGDE DOCUMENTEN EN VOORBEREIDING

Voor een efficiënte controle is het belangrijk om tijdig alle benodigde stukken gereed te hebben. Hieronder een documentenlijst met veelgevraagde items bij een subsidiecontrole:

• Subsidiebeschikking en controleprotocol van de regeling (incl. voorwaarden en eventuele toleranties). Hierin staan de eisen waaraan de verantwoording en controle moeten voldoen.
• Projectadministratie met een overzicht van alle subsidiabele kosten én (indien van toepassing) opbrengsten van het project. Zorg dat duidelijk is welke kosten onder de subsidie vallen.
• Urenregistraties en loonstaten bijvoorbeeld uittreksels van de uren- en loonadministratie ter onderbouwing van personele kosten die uit de subsidie zijn betaald.
• Facturen, declaraties en bewijsstukken van de gemaakte kosten. Alle bonnen, facturen, declaratieoverzichten en betalinsgbewijzen die betrekking hebben op het project moeten beschikbaar zijn voor controle.
• Eventuele rapportages over resultaten of voortgang (indien de subsidieprestatie ook inhoudelijk getoetst wordt). Bij sommige subsidies moet u naast financiële cijfers ook aantonen dat beoogde prestaties of mijlpalen zijn behaald.

Daarnaast is een goede planning cruciaal. Houd rekening met de deadline voor indiening bij de subsidieverstrekker. Vaak moet de accountantsverklaring (of het rapport) uiterlijk enkele maanden na afloop van het boekjaar of project worden ingediend. Begin daarom op tijd met het verzamelen van de stukken en schakel een accountant in zodra duidelijk is dat een verklaring vereist is. Zo blijft er voldoende ruimte voor eventuele correcties en voor het zorgvuldig doorlopen van de controle.

STAPPENPLAN: VAN CONTROLE TOT INDIENING

Hieronder beschrijven we beknopt de stappen in het proces van een subsidiecontrole en -verklaring:

1. Voorbereiding en afspraken: U bespreekt met de accountant de subsidievoorwaarden en ontvangt een offerte. De accountant bestudeert de subsidiebeschikking en het controleprotocol om de opdracht af te bakenen.
2. Documenten aanleveren: U levert alle benodigde documenten aan (zie de lijst hierboven). De accountant controleert de volledigheid en plant de werkzaamheden in.
3. Uitvoering van werkzaamheden: De accountant voert de controle of overeengekomen werkzaamheden uit. Hij test de uitgaven, controleert berekeningen, vergelijkt gegevens met de administratie en bevraagt waar nodig uw projectteam. Eventuele bevindingen worden tussentijds teruggekoppeld.
4. Bespreken bevindingen en correcties: Als de accountant afwijkingen constateert, krijgt u de gelegenheid om toelichting te geven of correcties door te voeren in de verantwoording. Dit verhoogt de kwaliteit van de verantwoording en voorkomt afkeurende oordelen.
5. Rapportage en verklaring: De accountant stelt de definitieve accountantsverklaring op, of het rapport van feitelijke bevindingen, afhankelijk van de opdracht. Deze wordt met u besproken. Bij een assurance-verklaring met redelijke zekerheid zal doorgaans een positief oordeel worden gegeven als alles in orde is; bij beperkte zekerheid wordt een passende conclusie geformuleerd (in negatieve vorm).
6. Indiening bij subsidieverstrekker: U voegt de accountantsverklaring of het rapport toe aan de eindafrekening en dient alles in bij de subsidieverstrekker vóór de gestelde deadline. Hiermee voldoet u aan de subsidieverplichtingen en kan de subsidie definitief worden vastgesteld.

HULP BIJ SUBSIDIEVERANTWOORDING EN ACCOUNTANTSVERKLARINGEN

Heeft u behoefte aan hulp bij het opstellen van uw subsidieverantwoording of het verkrijgen van een accountantsverklaring? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met de accountants van Brouwers. Bel ons op 038-851 5310 of stuur een e-mail aan info@brouwers.nl. U kunt ook het contactformulier op onze website invullen, dan reageren wij zo snel mogelijk op uw bericht.

Brouwers Accountants & Adviseurs heeft vestigingen in Zwolle, Deventer, Apeldoorn en Genemuiden. Of u nu een accountantsverklaring Zwolle, Deventer, Apeldoorn of Genemuiden nodig heeft onze specialisten in de regio staan voor u klaar om u te ondersteunen bij assurance en accountantsverklaringen op maat. Hiermee bent u verzekerd van een correcte subsidieverantwoording én een tijdige indiening van de vereiste verklaring bij uw subsidieverstrekker.

Bronnen: Voor deze informatie is gebruikgemaakt van richtlijnen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en voorbeeldprotocollen van subsidieverstrekkers, evenals praktijktips uit de accountancysector. Deze bronnen helpen te verzekeren dat uw subsidiecontrole voldoet aan alle actuele eisen en normen.