Bij Brouwers gebruiken we IT-kennis, data-analyse en AI om de accountantscontrole gerichter en waardevoller te maken. Niet om de audit onnodig technisch te maken, maar om beter te begrijpen waar risico’s zitten en waar processen verbeterd kunnen worden.

Bijna iedere onderneming gebruikt tegenwoordig financiële software. Daarnaast kunnen er aparte systemen zijn voor verkoop, inkoop, voorraad, projecten, urenregistratie, salarisverwerking of CRM. Die systemen zijn soms gekoppeld aan het grootboek. Daardoor worden transacties automatisch verwerkt of periodiek geïmporteerd.

Dat biedt voordelen. Minder handmatig werk, snellere rapportages en betere beschikbaarheid van informatie. Tegelijk ontstaan nieuwe vragen. Zijn de koppelingen betrouwbaar? Worden gegevens volledig en juist overgezet? Wie kan stamgegevens wijzigen? Wie mag betaalbestanden aanmaken? En worden wijzigingen in systemen goed vastgelegd?

Tijdens een wettelijke controle willen we begrijpen hoe financiële data tot stand komt. Als een belangrijk deel van de cijfers via IT-systemen loopt, kijken we dus ook naar de inrichting van die systemen. Dat helpt om te bepalen hoeveel vertrouwen we kunnen ontlenen aan de processen en waar aanvullende controle nodig is.

Een belangrijk onderdeel is autorisatiebeheer. Wie heeft toegang tot welke systemen? Welke medewerkers kunnen facturen boeken, leveranciers aanmaken, betalingen klaarzetten of memoriaalboekingen verwerken? En worden rechten aangepast wanneer iemand een andere functie krijgt of uit dienst gaat?

Bij kleinere ondernemingen zijn autorisaties vaak praktisch ingericht. Medewerkers krijgen toegang omdat het werk anders niet soepel verloopt. Dat is begrijpelijk. Maar naarmate de organisatie groeit, kunnen brede toegangsrechten risico’s opleveren. Iemand die veel rechten heeft, kan onbedoeld fouten maken of handelingen uitvoeren zonder voldoende controle.

Daarom kijken we in de audit naar de belangrijkste autorisaties. Niet om iedere toegang onnodig ter discussie te stellen, maar om te beoordelen of de inrichting past bij de omvang en risico’s van de organisatie. Soms is een eenvoudige aanpassing al voldoende. Bijvoorbeeld het beperken van rechten, het invoeren van een extra goedkeuring of het periodiek beoordelen van gebruikers.

“Goede autorisaties helpen niet alleen de accountant. Ze beschermen ook de organisatie zelf.”

Bij grotere of complexere organisaties kijken we ook naar IT general controls. Dat zijn algemene beheersmaatregelen rondom IT. Denk aan toegangsbeheer, wijzigingsbeheer, back-ups, beveiliging en continuïteit.

Deze maatregelen vormen de basis onder betrouwbare systemen. Als iedereen rechten kan wijzigen, softwareaanpassingen niet worden getest of back-ups niet worden gecontroleerd, kan dat invloed hebben op de betrouwbaarheid van financiële informatie.

Voor veel ondernemers klinkt dit technisch. Toch gaat het in de kern om eenvoudige vragen. Is duidelijk wie toegang heeft? Worden wijzigingen gecontroleerd doorgevoerd? Kan de organisatie herstellen als een systeem uitvalt? En zijn belangrijke gegevens voldoende beschermd?

In de audit bepalen we hoe diep we hierop ingaan. Dat hangt af van de organisatie, de systemen en het belang van IT voor de financiële verslaggeving. Onze aanpak blijft praktisch. We kijken naar wat nodig is voor de controle en naar verbeteringen die echt waarde toevoegen.

Naast IT speelt data-analyse een steeds grotere rol. Met data-analyse kunnen we grote hoeveelheden transacties onderzoeken en patronen zichtbaar maken. Dat helpt om de wettelijke controle gerichter uit te voeren.

Denk aan analyses op journaalposten, betalingen, omzetboekingen, crediteuren, debiteuren of voorraadmutaties. We kunnen bijvoorbeeld kijken naar boekingen net voor of na jaareinde, ongebruikelijke memoriaalboekingen, dubbele betalingen, afwijkende grootboekcombinaties of transacties buiten normale patronen.