Eén vertrouwd controleteam voor meerdere geldstromen
Voor de financiële afdeling betekent dit dat gedurende het jaar meerdere dossiers moeten worden opgebouwd. Ieder dossier kent zijn eigen eisen, deadlines en belanghebbenden. De samenwerking met Brouwers helpt de organisatie om die verschillende verantwoordingsopgaven beheersbaar te houden.
Een maatschappelijke organisatie wil haar beschikbare middelen zoveel mogelijk inzetten voor haar doelstelling. Tegelijkertijd moet zij kunnen aantonen dat ontvangen gelden rechtmatig en volgens de afgesproken voorwaarden zijn besteed. Subsidieverstrekkers en andere financiers kunnen daarom aanvullende eisen stellen aan de financiële verantwoording.
Bij grotere of specifieke geldstromen kan een aparte accountantsverklaring nodig zijn. Brouwers beoordeelt dan de financiële verantwoording aan de hand van het controleprotocol dat bij de betreffende regeling hoort. Daarbij wordt onder meer gekeken naar de onderbouwing van de uitgaven en naar de naleving van de voorwaarden.
De verantwoordelijkheid voor de administratie en de inhoud van de verantwoording blijft bij de organisatie. Brouwers voert onafhankelijk de voorgeschreven werkzaamheden uit en rapporteert daarover. Wanneer meerdere regelingen naast elkaar lopen, vraagt dat om een zorgvuldige planning.
“Wij krijgen steeds meer controles voor publieke middelen. Dan is het prettig dat er altijd een aantal dezelfde mensen bij betrokken zijn.”
De verschillende controles mogen voor de organisatie afzonderlijke verplichtingen zijn, maar de achterliggende financiële processen hangen vaak met elkaar samen. Dezelfde administratie, medewerkers en interne beheersingsmaatregelen kunnen bij meerdere opdrachten een rol spelen. Kennis van die samenhang helpt om sneller te begrijpen waar de belangrijkste aandachtspunten liggen.
Continuïteit voorkomt dat ieder dossier opnieuw begint
De organisatie werkt al meerdere jaren met Brouwers. In die periode is het controleteam grotendeels hetzelfde gebleven. Voor de financieel verantwoordelijke is dat een belangrijk onderdeel van de dienstverlening.
De vaste teamleden kennen de organisatie, haar financieringsstructuur en de manier waarop de administratie is ingericht. Zij begrijpen welke informatie beschikbaar is en weten bij wie zij voor specifieke vragen moeten zijn. Daardoor hoeft de organisatie niet bij iedere controle opnieuw uit te leggen hoe haar processen en geldstromen in elkaar zitten.
Dat voordeel wordt groter naarmate het aantal controleopdrachten toeneemt. Een wisselend team zou zich voor iedere opdracht opnieuw moeten inlezen. Bovendien bestaat dan het risico dat vragen worden herhaald die in een eerder dossier al uitgebreid zijn besproken.
Bij Brouwers wordt de planning proactief opgepakt. Het controleteam neemt tijdig contact op om de werkzaamheden voor het nieuwe jaar in te plannen. De verschillende controlemomenten worden daardoor minder snel een onverwachte belasting voor de financiële afdeling.
“Het plannen gaat bijna automatisch. Er wordt vroeg gevraagd wanneer we de controles gaan uitvoeren. Dat geeft rust, omdat je weet waar je aan toe bent.”
Die voorspelbaarheid is belangrijk, maar neemt niet weg dat zich tussentijds urgente vragen kunnen voordoen. Wanneer een subsidieverstrekker aanvullende informatie vraagt of een deadline verandert, wil de organisatie snel kunnen overleggen. Ook dan helpen de korte communicatielijnen.
“Als iets echt urgent is, weet ik dat ik snel iemand te pakken krijg. Dat geeft een prettig en betrouwbaar gevoel.”
De continuïteit levert daarmee meer op dan alleen een vertrouwde samenwerking. Zij beperkt ook de hoeveelheid interne tijd die nodig is om de controles te begeleiden. Zeker voor een maatschappelijke organisatie is dat relevant. Tijd die niet aan herhaalde uitleg wordt besteed, kan worden gebruikt voor de eigen doelstelling.
Zekerheid begint ook bij eerlijkheid
Niet ieder vraagstuk past binnen een standaardaanpak. Bij publieke financiering kunnen bijzondere voorwaarden, fiscale onderwerpen of sectorspecifieke regels een rol spelen. De organisatie verwacht niet dat ieder teamlid op elk terrein direct het antwoord heeft.
Wat zij wel verwacht, is duidelijkheid. Wanneer aanvullende expertise nodig is, moet dat tijdig worden aangegeven. De financieel verantwoordelijke waardeert dat Brouwers daar open over is en een specialist kan betrekken wanneer een onderwerp daarom vraagt.
Die houding draagt bij aan het vertrouwen in de audit. Zekerheid ontstaat immers niet door op iedere vraag onmiddellijk een antwoord te geven. Zij ontstaat ook door te herkennen wanneer een onderwerp nader onderzoek of andere deskundigheid vereist.
De organisatie kijkt tegelijkertijd kritisch naar de kosten van de controles. Accountantskosten zijn de afgelopen jaren gestegen en publieke middelen kunnen maar één keer worden besteed. De prijs blijft daarom een belangrijk gespreksonderwerp.
Toch wordt de waarde niet uitsluitend bepaald door het bedrag op de factuur. Een overstap naar een andere accountant zou betekenen dat een nieuw team zich moet verdiepen in de organisatie, de verschillende financieringsstromen en de opgebouwde dossiers. Dat vraagt opnieuw veel tijd van de financiële afdeling.
“Een ander kantoor kan misschien goedkoper zijn, maar dan moet ik alles opnieuw uitleggen. Het extra werk dat daarbij komt kijken, is het verschil voor ons niet zomaar waard.”
Voor deze maatschappelijke organisatie bestaat goede auditdienstverlening daarom uit meer dan het afgeven van een verklaring. Het gaat om een controleteam dat vooruit plant, de organisatie kent, bereikbaar is wanneer dat nodig is en eerlijk aangeeft wanneer aanvullende kennis moet worden ingeschakeld.
Zo worden de verschillende controles geen losstaande jaarlijkse verplichtingen. Ze vormen samen een overzichtelijk verantwoordingsproces dat de organisatie helpt om transparant te zijn over de besteding van haar middelen. Naar subsidieverstrekkers, andere financiers en uiteindelijk naar de samenleving.
Jouw uitdaging?
Onze expertise. Ondernemen doe je niet alleen, wij staan naast je. Als accountant en als sparringpartner.
KOM IN
GESPREK
Vooruitdenken, kansen benutten en risico’s beheersen. Bij Brouwers Accountants & Adviseurs helpen we je verder. Niet alleen als accountant, maar als sparringpartner. Vul het formulier in voor een vrijblijvend gesprek.