Snel schakelen wanneer cijfers niet kunnen wachten
Op zo’n moment moet een accountant meer doen dan het bestaande tijdschema volgen. Er moet snel worden bepaald welke werkzaamheden prioriteit hebben, welke informatie nodig is en hoe het proces kan worden versneld zonder concessies te doen aan de kwaliteit. Voor de onderneming werd juist in deze periode zichtbaar wat de pragmatische aanpak van Brouwers in de praktijk betekent.
Een audit wordt normaal gesproken ruim van tevoren ingepland. De organisatie weet wanneer informatie moet worden aangeleverd, wanneer het controleteam langskomt en wanneer de afronding wordt verwacht. Een overnametraject kan die voorspelbaarheid plotseling doorbreken.
In dit geval moesten de conceptcijfers over het voorgaande jaar aanzienlijk sneller beschikbaar zijn dan oorspronkelijk voorzien. De cijfers waren nodig om het overnametraject verder te kunnen brengen. Uitstel zou niet alleen gevolgen hebben voor de financiële afdeling, maar ook voor andere betrokkenen en voor de voortgang van de transactie.
De financieel verantwoordelijke nam daarom rechtstreeks contact op met Brouwers.
Het controleteam begreep dat het niet om een vrijblijvende voorkeur ging, maar om een deadline die voor de onderneming daadwerkelijk van belang was.
“We moesten versneld een aantal zaken op een rij zetten, omdat de overname eraan kwam. De conceptcijfers moesten gewoon snel klaar zijn.”
De bestaande auditplanning moest worden aangepast. Dat vroeg flexibiliteit van beide organisaties. De financiële afdeling moest de benodigde informatie eerder aanleveren en het controleteam moest op korte termijn capaciteit vrijmaken. Door snel af te stemmen ontstond een werkbare planning waarin duidelijk was wat eerst moest gebeuren.
Aandacht voor wat op dat moment belangrijk is
De onderneming waardeert Brouwers vooral vanwege de pragmatische manier van werken. Dat betekent volgens de financieel verantwoordelijke niet dat werkzaamheden minder zorgvuldig worden uitgevoerd. Het betekent dat het controleteam onderscheid maakt tussen wat essentieel is en wat op een later moment kan worden behandeld.
Tijdens het overnametraject richtte Brouwers zich daarom op de onderdelen die nodig waren om de conceptcijfers tijdig op het vereiste niveau te krijgen. Openstaande vragen werden gericht uitgezet en relevante documenten konden via het digitale portaal worden aangeleverd. Waar directe afstemming nodig was, waren de communicatielijnen kort.
“Er had ook gezegd kunnen worden dat het niet in de planning paste en dat we twee weken moesten wachten. Maar er werd begrepen dat dit voor ons niet werkbaar was. Er is ruimte in de agenda gemaakt.”
Dat inlevingsvermogen maakte voor de onderneming het verschil. Het controleteam keek niet alleen naar de eigen planning, maar ook naar de situatie waarin de klant zich bevond. Daardoor kon de audit worden versneld zonder dat de accountant de eigen verantwoordelijkheid uit het oog verloor.
De onderneming bleef zelf verantwoordelijk voor de cijfers, de onderbouwingen en de beslissingen binnen het overnametraject. Brouwers bepaalde onafhankelijk welke controlewerkzaamheden nodig waren en welke informatie daarvoor moest worden aangeleverd. De versnelling zat dus niet in het overslaan van werkzaamheden, maar in het stellen van prioriteiten en het verkorten van de tijd tussen aanlevering, beoordeling en terugkoppeling.
Bedrijfskennis maakt snelheid mogelijk
Dat snelle schakelen was mede mogelijk doordat het controleteam de onderneming al langere tijd kende. De teamleden waren bekend met de organisatie, haar projectmatige werkwijze en de belangrijkste financiële processen. Daardoor hoefde bij het ontstaan van de nieuwe deadline niet eerst opnieuw te worden uitgelegd hoe het bedrijf in elkaar zat.
Voor de financieel verantwoordelijke is die continuïteit belangrijk. Wanneer een auditteam regelmatig volledig verandert, gaat een deel van de opgebouwde kennis verloren. Nieuwe teamleden moeten zich inlezen en stellen begrijpelijkerwijs vragen die in eerdere jaren mogelijk al zijn besproken. Een stabiele bezetting voorkomt onnodige herhaling en maakt het gemakkelijker om snel tot de kern te komen.
“Het voordeel is dat de mensen ons bedrijf kennen. Als het team steeds wisselt, kost het beide partijen meer tijd om weer op hetzelfde punt te komen.”
De vertrouwdheid binnen de samenwerking betekent overigens niet dat alles vanzelf goed gaat. Juist wanneer de planning onder druk staat, is heldere communicatie over verwachtingen belangrijk. Als het controleteam op locatie werkt, wil de klant bijvoorbeeld vooraf weten welke afstemming die dag wordt verwacht. Op dat onderdeel ziet de financieel verantwoordelijke nog ruimte om proactiever te communiceren.
Die kritische kanttekening doet volgens hem niet af aan de uitkomst van het traject. Toen de omstandigheden daarom vroegen, was Brouwers beschikbaar en werd de planning aangepast. De benodigde conceptcijfers konden daardoor tijdig worden gebruikt voor het vervolg van het overnametraject.
Voor deze onderneming zit de waarde van pragmatische auditdienstverlening dan ook niet in zo min mogelijk vragen stellen of werkzaamheden vereenvoudigen. De waarde ontstaat wanneer de accountant begrijpt wat er voor de klant op het spel staat, snel de juiste prioriteiten bepaalt en vervolgens zorgvuldig doorpakt. Juist wanneer cijfers niet kunnen wachten, blijkt hoeveel verschil dat maakt.
Jouw uitdaging?
Onze expertise. Ondernemen doe je niet alleen, wij staan naast je. Als accountant en als sparringpartner.
KOM IN
GESPREK
Vooruitdenken, kansen benutten en risico’s beheersen. Bij Brouwers Accountants & Adviseurs helpen we je verder. Niet alleen als accountant, maar als sparringpartner. Vul het formulier in voor een vrijblijvend gesprek.