Btw terugvragen bij onbetaalde facturen: bewaak de termijn

De werkzaamheden zijn uitgevoerd, de factuur is verzonden en de btw is afgedragen. Alleen de betaling blijft uit. Dat is al vervelend genoeg, maar zonder tijdige actie betaal je bovendien btw over omzet die je mogelijk nooit ontvangt. Die afgedragen btw kun je terugvragen. Het moment waarop je dat doet, is daarbij bepalend.

Eerst btw afdragen, ook zonder betaling

Werk je volgens het factuurstelsel, dan geef je de btw aan zodra je de factuur hebt verstuurd. Het maakt op dat moment niet uit of de klant al heeft betaald. Blijft de factuur openstaan, dan kun je de verschuldigde btw dus niet direct buiten de aangifte laten.

Pas wanneer duidelijk is dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is, ontstaat recht op teruggaaf. De Belastingdienst legt uit wanneer een vordering als oninbaar geldt.

Na één jaar geldt de factuur als oninbaar

Is de factuur één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum nog niet betaald? Dan wordt de vordering voor de btw als oninbaar beschouwd. Je hoeft vanaf dat moment niet langer aan te tonen dat betaling waarschijnlijk uitblijft. De termijn zelf geeft de doorslag.

Soms is al eerder duidelijk dat een factuur niet meer wordt betaald. Denk bijvoorbeeld aan een definitief akkoord met schuldeisers of andere omstandigheden waaruit blijkt dat inning niet meer mogelijk is. In dat geval wacht je niet tot het jaar verstreken is, maar vraag je de btw terug in het aangiftetijdvak waarin de oninbaarheid vaststaat.

Zo verwerk je de teruggaaf in de btw aangifte

Je verwerkt de teruggaaf rechtstreeks in de btw aangifte over het juiste tijdvak. In rubriek 1a of 1b trek je de btw van de oninbare vordering af van de verschuldigde btw. Ook de bijbehorende omzet breng je in dezelfde rubriek in mindering op de omzet van dat tijdvak.

Juist daar zit het risico. Wie de teruggaaf pas in een latere aangifte verwerkt, dient formeel een te laat verzoek in. De Belastingdienst neemt zo’n verzoek in beginsel wel in behandeling. Wordt het verzoek echter niet of niet volledig toegekend, dan kun je tegen die beslissing niet meer in bezwaar of beroep. Een gemiste termijn kan daardoor blijvende gevolgen hebben.

Ontdek je bij een controle van de administratie nog een andere onjuistheid? Lees dan ook hoe je een fout in de btw aangifte tijdig corrigeert.

En als de klant later alsnog betaalt?

Een oninbare factuur kan onverwacht toch nog worden voldaan. Heb je de btw eerder teruggevraagd en betaalt de klant de factuur later alsnog geheel of gedeeltelijk? Dan geef je de btw over het ontvangen bedrag opnieuw aan. Dat doe je in het aangiftetijdvak waarin je de betaling ontvangt.

Houd openstaande facturen actief in beeld

Een goed bijgehouden debiteurenadministratie laat niet alleen zien welke klanten nog moeten betalen, maar ook wanneer de termijn voor de btw teruggaaf verstrijkt. Controleer daarom periodiek de uiterste betaaldatums van oude facturen en leg vast wanneer duidelijk wordt dat een vordering oninbaar is.

Heb je vragen over een onbetaalde factuur of de verwerking daarvan in je btw aangifte? De fiscale adviseurs van Brouwers helpen je graag om de juiste aangifteperiode en verwerking vast te stellen.

Bronnen en verdieping

Meer vaktechnische informatie staat in de praktijkhandreiking over oninbare vorderingen in de omzetbelasting. Bekijk daarnaast de achterliggende bron over btw bij onbetaalde facturen.